구글 시트, 다른 사람 화면은 그대로 두고 필터링하기
내 담당 업무만 골라 마감일순으로 보고 싶은데, 필터를 걸면 같은 시트에 입력하던 동료 화면까지 바뀐다. 파일을 복사하지 않고 각자 다른 목록을 보려면 어떻게 할까?
구글 시트에서 동료와 다른 목록을 보려면 필터 보기를 사용한다. 민수는 자기 미완료 업무만, 지연은 지연의 담당 업무만 같은 시간에 펼쳐 놓는 식이다. 파일을 둘로 복사하지 않아도 된다. 다만 각자 작업용 사본을 얻는 것은 아니다. 목록의 표시 조건이 달라질 뿐, 업무 상태나 마감일을 입력하는 셀은 여전히 같은 원본이다.
이 차이는 회사 업무표에서만 필요한 게 아니다. 한 사용자는 친구 20명과 보드게임 목록을 공유하면서 비슷한 문제를 겪었다. 게임 이름에 필터를 걸자 다른 사람이 입력하던 화면까지 바뀌었다는 질문이다. 개인별 의견을 한 문서에 모으는 목적과, 각자가 보고 싶은 항목만 고르는 작업이 충돌한 사례다. 아래 업무표는 그 게시물의 데이터가 아니라 기능을 설명하기 위해 만든 예제다. 사용자 질문 원문
일반 필터는 공용 목록, 필터 보기는 각자의 목록
팀 회의에서 모두 같은 미완료 목록을 보려면 일반 필터로 조건을 정할 수 있다. 하지만 그 조건을 민수의 업무로 좁히면 지연이 보던 공용 목록도 달라진다. 각자 담당 건을 처리하는 시간에는 ‘민수 미완료’와 ‘지연 미완료’를 필터 보기로 저장해 열면 된다. 각 보기에 조회할 범위와 조건, 정렬 순서가 남으므로 매번 공용 필터를 서로 바꾸지 않아도 된다. 필터로 완료된 행을 숨겨도 그 행의 상태 값은 그대로 남는다. 구글의 필터 동작 설명
| 하려는 일 | 고를 방식 | 예제에서 기대할 결과 |
|---|---|---|
| 회의 참석자가 같은 조건의 목록을 함께 보기 | 일반 필터를 공용으로 사용 | 이번 회의에서 다룰 상태를 함께 고른다. |
| 서로 다른 담당 건을 보며 동시에 입력하기 | 담당자별 필터 보기 | 민수와 지연에게 보이는 업무 ID가 다르다. |
| 읽기만 가능한 문서에서 필요한 건 찾기 | 임시 필터 보기 | 현재 살펴볼 목록은 좁히되 저장용 보기는 만들지 않는다. |
여기서 ‘나만 보기’라는 표현은 화면에 적용하는 조건을 뜻한다. 보기 이름에 자기 이름을 넣었다고 그 안의 데이터를 혼자 소유하거나 편집하는 것은 아니다. 또 한 번에 적용하는 필터 보기는 하나다. 담당자 보기 위에 미완료 보기를 하나 더 얹는 대신, 담당자와 상태를 한 보기의 조건으로 구성한다.
아래 절차는 컴퓨터 웹 브라우저에서 일반 셀 범위로 만든 표를 다룬다. 데이터 메뉴에서 ‘필터 만들기’가 아니라 필터 보기 만들기(Create filter view)를 고르는 것이 출발점이다. 구글 시트 정렬·필터 도움말
민수의 미완료 세 건을 마감일순으로 만들기
다음은 A1:E7에 넣을 가상의 업무표다. 첫 행은 제목이고 여섯 행이 업무다. 마감일은 텍스트가 아닌 날짜 값으로 입력한다.
| ID | 담당자 | 상태 | 마감일 | 업무 |
|---|---|---|---|---|
| T-101 | 민수 | 대기 | 2026-10-30 | 견적 검토 |
| T-102 | 지연 | 진행 | 2026-10-28 | 자료 취합 |
| T-103 | 민수 | 완료 | 2026-10-26 | 회의록 배포 |
| T-104 | 민수 | 진행 | 2026-10-29 | 시안 확인 |
| T-105 | 지연 | 대기 | 2026-10-31 | 일정 조정 |
| T-106 | 민수 | 대기 | 2026-11-02 | 최종 제안 |
민수의 목표는 ‘내 업무 중 완료되지 않은 것을 빠른 마감일부터’ 보는 것이다. 먼저 표 전체인 A1:E7을 대상으로 삼는다. 담당자 열만 선택한 상태에서 작업을 시작하면 어떤 범위를 보고 있는지 혼동하기 쉽다. ID부터 업무명까지 한 행의 정보가 모두 들어가는 범위를 확인한다.
- 데이터 → 필터 보기 만들기(Data → Create filter view)를 연다. 일반 필터를 새로 만드는 메뉴가 아니다.
- 담당자 열의 필터에서 민수만 남긴다. 이 단계에서는 완료된 T-103도 조건에 맞으므로 아직 보일 수 있다.
- 상태 열에서는 대기와 진행을 남긴다. 이제 담당자가 민수이면서 미완료 상태인 행만 고른 셈이다.
- 현재 보기의 마감일 열에서 오름차순으로 정렬한다. 열 문자 메뉴의 시트 전체 정렬로 작업을 바꾸지 않는다.
- Save View를 누르고 ‘민수 미완료 · 마감순’처럼 조건을 알아볼 이름을 정한 뒤 저장한다.
이 예제에서 남을 업무는 T-104 → T-101 → T-106이다. 10월 29일, 10월 30일, 11월 2일 순서다. T-103은 날짜가 가장 빠르지만 완료 상태여서 빠지고, T-102와 T-105는 지연의 업무여서 빠진다. 원하는 행 세 개가 남는 것과 원하는 순서로 나오는 것을 각각 확인할 수 있다.
지연은 같은 원본에서 자기 필터 보기를 만들고 담당자만 지연으로 고르면 된다. 대기·진행 조건과 마감일 오름차순을 적용한 기대 결과는 T-102 → T-105다. 두 사람의 목록을 억지로 같게 만들 필요가 없다. 민수가 보는 세 건, 지연이 보는 두 건이 각각 담당 업무와 맞는지가 확인 대상이다.
담당자와 상태를 동시에 넣었는데 원하는 업무가 안 보인다면 조건을 하나씩 풀어 본다. 예제의 T-103을 찾는 데 담당자 조건은 문제가 없다. 상태에서 완료를 제외한 것이 원인이다. 어느 조건 때문에 빠졌는지 확인하지 않고 업무를 새 행으로 다시 입력하면 원본에 중복 건을 만들 수 있다.
저장해 다시 열기와 읽기 전용 임시 보기
저장한 필터 보기는 Data → Change view에서 다시 고르고, 현재 보기에서 나올 때는 위쪽의 Close를 사용한다. 보기의 이름·조건을 바꿨다면 다음에 열 사람도 알아볼 수 있는지 살펴본다. 저장된 보기를 수정한 내용은 자동 저장되므로, 팀에서 사용하는 조건을 잠깐 바꿔 실험할 때는 기존 보기를 복제해 작업하는 편이 낫다. 단순히 원래 화면으로 돌아가려는 목적이라면 보기 삭제까지 할 필요는 없다.
예를 들어 팀이 ‘이번 주 확인 대상’이라는 이름을 사용하고 있다면, 민수의 개인 작업을 위해 그 보기의 담당자를 민수로 좁히는 것보다 ‘민수 미완료 · 마감순’을 별도로 만드는 편이 분명하다. 전자는 이름만 보고 모든 담당자의 업무가 들어 있다고 생각하기 쉽다. 후자는 누구의 어떤 상태를 고른 것인지 이름과 결과가 일치한다.
문서를 보기 권한으로 받은 사람도 임시 필터 보기를 만들 수 있다. 다만 임시 보기는 저장되지 않는다. 잠깐 자기에게 필요한 목록을 찾기 위해 편집 권한부터 요청할 필요는 없다. 반대로 다음 주에도 팀원이 같은 이름으로 다시 열어야 할 목록이라면, 저장할 수 있는 편집자에게 해당 조건의 보기를 만들어 달라고 요청한다.
권한은 파일의 공유 설정에서 따로 정한다. 보기 권한은 셀을 고칠 수 없고 편집 권한은 수정할 수 있다. 필터 보기를 열었다는 사실이 두 권한을 바꾸지는 않는다. 따라서 ‘내 담당 건만 보이니 내 행을 수정할 수 있겠지’라고 판단하지 말고, 공유된 역할을 확인해야 한다. 구글 드라이브 공유 권한 안내
필터 안에서 완료로 바꾸면 원본도 완료가 된다
민수가 시안 확인을 끝내고 필터 보기 안의 T-104 상태를 진행에서 완료로 바꿨다고 하자. 그 셀을 편집할 권한이 있다면 이는 원본의 상태를 고친 것이다. 미완료 조건으로 다시 확인할 때 T-104는 결과에서 빠진다. 행 자체를 삭제한 것도, 민수만 보는 사본에 완료라고 써 둔 것도 아니다.
다른 사람이 필터를 풀고 T-104를 찾아도 완료로 바뀐 상태를 보게 된다. 팀장이 전체 업무를 확인할 때도 민수가 끝낸 시안 확인을 완료된 건으로 읽을 수 있다. 반대로 민수가 필터 조건만 바꿔 그 업무를 화면에서 숨겼다면 상태는 여전히 진행이다. 일을 끝냈다는 사실을 동료에게 전달하려면 상태 셀을 수정해야 한다.
정렬된 목록에서 업무를 지시할 때도 ‘위에서 두 번째 행’보다는 T-101처럼 ID로 말하는 편이 정확하다. 민수 화면의 두 번째 업무와 지연 화면의 두 번째 업무는 서로 다르다. 행의 현재 위치로 대화하면 필터가 제대로 작동하는 상황에서도 엉뚱한 업무를 가리킬 수 있다. 이 예제에 ID 열을 둔 이유다.
동료에게 지금 조건을 전달하려면 원하는 필터 보기를 적용한 뒤 주소창의 URL을 복사한다. 받는 사람이 파일에 접근할 권한은 별도로 있어야 한다. URL은 같은 스프레드시트의 특정 보기를 가리키며, 새 문서 복사본을 만들어 전달하는 방식이 아니다.
따라서 오전에 세 건이던 ‘민수 미완료’ 링크를 오후에 열면 두 건이 될 수 있다. 그사이 T-104가 완료됐다면 정상적인 변화다. 오전 회의 당시 정확히 세 건이었다는 자료를 남겨야 한다면, 필터 링크만 회의록에 붙이는 것으로 끝내지 말고 확인 시각과 당시 업무 ID·상태를 회의록에 기록한다. 현재 업무를 여는 링크와 과거 회의의 기록이 맡는 일이 다르기 때문이다.
일부 행만 보낸다고 나머지 행이 비공개가 되지는 않는다
외부 담당자에게 T-101만 보여주고 싶다는 요청은 앞의 공동 작업 문제와 다르다. 필터 보기는 같은 문서를 어떤 조건으로 여느냐를 정할 뿐, 허용된 파일 안에서 상대방이 볼 수 있는 데이터를 그 행으로 제한하는 장치가 아니다. 나머지 업무에 내부 금액이나 다른 고객 정보가 있다면, 필터 링크를 보냈다는 이유로 공개 범위가 줄었다고 판단하면 안 된다.
시트 보호도 같은 문제를 해결하지 않는다. 보호 범위는 누가 편집할지를 제한하는 기능이며, 구글은 이를 보안 수단으로 사용하지 말라고 안내한다. 숨긴 시트 역시 편집자가 다시 표시할 수 있다. ‘수식을 함부로 고치지 못하게 하기’와 ‘다른 고객의 자료를 읽지 못하게 하기’는 서로 다른 요구다. 시트·범위 보호 및 숨김 안내
이 예제에서 외부 상대가 견적 검토 자료만 받아야 한다면, 전달을 허용한 열과 행만 넣은 별도 파일을 준비한다. 그 파일에 T-102부터 T-106까지의 내부 업무나 전달하지 않을 열이 남아 있지 않은지 읽고, 실제 수신자와 공유 권한을 확인한다.
세 건이 안 나오면 범위·값·정렬을 따로 확인한다
같은 예제를 따라 했는데 결과가 다르면 세 부분을 나누어 확인한다. 먼저 필터 보기의 범위가 A1:E7인지 본다. 새 업무를 8행에 추가했다면 새 행까지 범위에 들어오는지도 확인한다. 기존 조건에 맞는 새 업무라도 보기의 대상 범위 밖에 있으면, 그 보기를 근거로 전체 미완료 건수를 판단할 수 없다. 새 행이 언제나 자동 포함된다고 가정하지 않는다.
다음은 조건에 쓰인 실제 값이다. 상태에 진행과 진행중이 섞여 있다면, 두 값을 모두 미완료로 다룰지 정한다. 이 예제에서는 대기와 진행만 선택했으므로 진행중이라는 다른 값까지 포함한 것은 아니다. 공동 표의 표현을 통일할 필요가 있다면 먼저 어떤 값이 쓰였는지 확인한 뒤 원본 담당자와 수정 범위를 정한다.
행은 맞는데 순서만 다르다면 마감일 정렬을 본다. 이 예제는 날짜 값을 전제로 했다. 텍스트 ‘급함’, 빈칸, 서로 다른 형태의 날짜가 섞인 실제 표라면 먼저 그 열이 날짜로 관리되고 있는지 확인한다. 완료 조건을 고쳐 봐도 날짜 입력 자체가 통일되는 것은 아니다. T-104·T-101·T-106이라는 세 ID와 10월 29일·30일·11월 2일이라는 순서를 나누어 검산하면 어느 단계에서 어긋났는지 좁힐 수 있다.
팀에 적용하기 전에는 이 연습 표에서 두 사람이 각각 자기 보기를 열어 확인해 보자. 한 사람은 민수의 세 건, 다른 사람은 지연의 두 건을 확인한다. 이어 연습용 T-104의 상태를 완료로 바꾸고, 필터를 푼 원본에서도 같은 상태가 보이는지 살핀다. 이제 ‘민수 미완료’ 조건에 해당하는 업무는 T-101과 T-106 두 건이다.