PDF 개인정보 가리기, 검은색으로 덮으면 정말 지워질까?

도형으로 덮은 글자와 교정한 글자

PDF의 글자 위에 검은 사각형을 그렸다고 그 글자가 파일에서 삭제되는 것은 아니다. 도형은 페이지 위에 추가한 표시이고, 교정은 지정한 내용을 제거하는 기능이다. 두 작업은 화면에서 비슷하게 보일 수 있지만 받는 사람에게 전달하는 파일의 내용은 달라진다.

가령 견적서의 담당자 이름을 도형으로 덮었다고 하자. 도형을 나중에 옮기거나 지울 수 있는 형태로 저장했다면 아래의 이름이 다시 드러날 수 있다. 도형을 움직이지 않아도 원래 텍스트가 남아 있는 문서에서는 복사한 내용에 이름이 포함될 수 있다. 화면에 보이는 색깔만으로 제거 여부를 판단하기 어려운 이유다.

Apple의 미리보기 안내는 도형과 ‘교정 선택’을 별도 도구로 설명한다. 일반 주석은 저장·내보내기 후에도 편집 가능한 상태로 남을 수 있지만, 교정은 문서를 닫은 뒤 영구 적용된다. 이름을 지울 때는 도형의 색을 바꾸는 대신 교정 도구로 해당 텍스트를 선택한다.

작업	바뀌는 부분	전달 전에 볼 것
검은 도형으로 덮기	페이지 위에 표시를 추가한다.	아래 원문이 제거됐다고 볼 수 없다.
페이지 자르기	화면에 표시할 영역을 줄인다.	잘린 영역의 내용이 파일에 남을 수 있다.
교정 적용	선택한 텍스트·이미지 등 대상 내용을 제거한다.	사용 도구의 지원 대상과 적용·저장을 확인한다.
숨은 정보 정리	메타데이터·주석·숨은 레이어 등 별도 정보를 제거한다.	남길 자료까지 제거되지 않았는지 확인한다.

자르기도 교정의 대체 수단으로 쓰기 어렵다. 미리보기의 자르기 설명은 페이지 일부를 보이지 않게 하는 작업을 다룬다. Adobe의 제거 가능한 데이터 목록에도 잘리거나 삭제돼 숨겨진 페이지 내용이 포함된다. 연락처가 있는 아래쪽을 잘라 보이지 않게 만들었더라도 그 조작만으로 내용 제거를 마쳤다고 보지는 않는다.

원본과 보낼 사본을 먼저 나눈다

교정할 내용이 정해지면 원본을 보관하고 전달용 사본에서 작업한다. 영구 적용된 교정은 원래 문구를 다시 읽기 위한 저장 방식이 아니기 때문이다. 견적서의 금액을 어느 범위까지 공개할지 아직 확정되지 않았다면, 원본 없이 바로 지우기보다 공개할 항목부터 정리하는 편이 다시 만드는 일을 줄인다.

미리보기에서는 ‘파일 → 복제’를 선택하고, 만들어진 사본을 저장할 때 이름과 위치를 정한다. 이는 Apple이 안내하는 복제 절차다. 예를 들어 원본은 보관 폴더에 두고 사본은 견적서_전달용.pdf로 저장하면, 편집 화면과 실제 첨부할 파일을 맞추기 쉽다. 파일명에도 숨기려는 고객 이름이나 연락처를 넣지 않는다.

그다음 가릴 대상의 목록을 짧게 적는다. 담당자 이름만인지, 이메일 주소와 전화번호도 포함하는지, 문서에 붙인 서명 이미지도 제거할지 구체적으로 정한다. 같은 이름이 본문과 표, 마지막 연락처 페이지에 각각 있을 수 있으므로 첫 번째 위치만 찾아 끝내지 않는다. 목록은 뒤에서 검색 결과와 대조하는 기준으로 쓴다.

미리보기에서 텍스트를 교정하는 과정

전달용 사본을 미리보기로 열고 마크업 도구 막대를 표시한다. ‘교정 선택’을 고른 뒤 제거할 텍스트를 선택한다. 일반 도형을 고른 뒤 채우기 색을 검게 바꾸는 작업과 구별한다. 교정 범위를 확인하고 저장한 뒤 문서를 닫는다. Apple은 편집 중에는 교정을 바꿀 수 있지만 문서를 닫고 나면 영구히 적용된다고 설명한다.

닫은 다음에는 방금 저장한 사본을 다시 연다. 예를 들어 이름만 제거하려 했다면 같은 줄의 부서명이나 필요한 설명까지 사라지지 않았는지 읽는다. 부서명까지 없어졌다면 보관한 원본에서 새 사본을 만들고 이름 부분만 다시 교정한다.

본문 교정 다음에는 목차를 확인한다. Apple은 교정된 텍스트로 연결되는 목차 항목이 자동으로 제거되지는 않는다고 명시한다. ‘김담당 연락처’라는 가상의 목차 항목이 있는 문서라면 본문에서 이름을 지워도 목차가 같은 정보를 전할 수 있다. 그런 파일은 목차까지 편집할 수 있는 도구로 정리하거나, 원본 문서에서 목차 내용을 바꿔 새 전달본을 만들어야 한다.

미리보기의 이 도구는 텍스트 교정으로 안내돼 있다. 스캔한 이미지 속 서명이나 사진 일부를 지우는 상황까지 같은 텍스트 선택 절차로 처리된다고 가정하지 않는다. 가릴 대상이 텍스트로 잡히지 않으면 무엇을 선택하고 있는지 확인하고, 이미지 영역 교정을 지원하는 도구를 사용한다. 아래 Acrobat Pro 절차는 텍스트와 이미지 영역을 대상으로 한다.

Acrobat Pro에서는 표시 뒤 적용과 저장까지

Adobe의 교정 절차는 Acrobat Pro 기준이다. 텍스트와 이미지 영역을 제거하는 기능을 사용하므로 교정 도구가 있는 Pro에서 진행한다. 문서를 열고 ‘모든 도구 → PDF 교정(All tools → Redact a PDF)’으로 이동한다. 텍스트 및 이미지 교정 도구를 선택한 뒤 제거할 영역을 드래그한다.

대상을 표시한 단계에서는 범위를 검토한다. 이름 한 줄을 지우려다 옆 열의 수량까지 포함하지 않았는지, 서명 이미지 아래의 인쇄된 이름도 대상에 들어가는지 확인한다. 표 안에 개인정보가 여러 열로 나뉘어 있다면 페이지를 확대해 각각의 범위를 읽는 편이 누락을 찾는 데 도움이 된다.

범위가 맞으면 ‘적용(Apply)’을 누른다. 이어 숨은 정보를 정리하는 옵션을 검토하고 계속 진행한 뒤, 파일명과 저장 위치를 정해 저장한다. Adobe는 교정을 적용하고 저장한 뒤 내용이 영구적으로 제거된다고 설명한다. 표시된 화면만 캡처하거나 적용 전 파일을 첨부하면 이 작업의 최종 결과를 전달한 것이 아니다.

여러 페이지에 같은 이름이 반복된다면 검색 교정이 편리하다. 교정 도구에서 ‘텍스트 찾기 및 교정(Find text and redact)’을 열어 한 단어나 문구, 여러 단어, 지원하는 패턴 중 찾을 방법을 고른다. 검색 결과를 보고 교정할 항목을 표시한 뒤 적용과 저장으로 이어간다. 자세한 선택지는 Adobe의 텍스트 검색 교정 안내에서 확인할 수 있다.

검색 결과 전체를 곧바로 적용하기보다는 문맥을 읽는다. 짧은 이름의 일부가 제품명에 들어 있다면 지울 필요 없는 부분까지 잡힐 수 있다. 반대로 띄어쓰기나 표기가 다른 이름, 별도로 적은 이메일 주소는 한 번의 이름 검색으로 모두 찾았다고 볼 수 없다. 앞서 만든 대상 목록에 따라 표현을 바꿔 검색하고, 이미지로 된 부분은 눈으로도 살핀다.

본문 밖에 남은 이름과 자료

견적서 첫 페이지에서 회사 이름을 가렸어도 작성자 메타데이터, 검토 주석, 첨부파일 이름에 같은 정보가 남아 있을 수 있다. 페이지 내용과 함께 저장되는 부가 정보이므로 본문만 읽으면 놓치기 쉽다. Adobe는 교정 가능한 항목으로 이런 정보 외에도 북마크, 숨은 텍스트, 레이어와 포함된 검색 색인 등을 제시한다.

예를 들어 검토용 PDF의 주석에 ‘이 고객에게는 이전 가격을 적용’이라고 적어 두었다면 금액을 가리는 것만으로 검토 의견까지 없어지지는 않는다. 첨부파일로 원래 견적서를 넣었다면 본문보다 더 많은 정보를 가진 별도 자료가 함께 전달되는 셈이다.

Acrobat Pro에서 숨은 정보를 정리하려면 ‘모든 도구 → PDF 교정’의 ‘문서 정리(Sanitize document)’를 연다. Adobe가 안내하는 정리 방식은 모두 제거하거나 항목을 골라 제거하는 것이다. 전체 제거를 선택하면 저장할 파일명과 위치를 정해 저장한다. 선택 제거에서는 숨은 정보 패널의 대상을 확인해 제거한 뒤 저장한다.

검토 주석을 받는 사람에게 함께 보내야 하는 문서라면 전체 제거가 의도와 맞지 않을 수 있다. 이 경우 선택 제거에서 남겨야 할 자료와 제거할 자료를 검토한다. 반대로 외부에 제공할 최종 문서에 내부 검토 내용이 필요 없다면 그 주석을 보존할 이유도 없다. 정리 후 문서가 원래 전달하려던 내용을 여전히 설명하는지 다시 읽는다.

인쇄해서 PDF로 저장하면 해결될까

미리보기에서 ‘프린트 → PDF로 저장’을 사용하면 주석을 병합해 나중에 편집할 수 없게 만들 수 있다. Apple은 이 동작을 주석 병합으로 설명한다. 주석을 선택해 옮기기 어려워졌다는 결과만으로, 가린 밑의 내용과 모든 부가 정보가 제거됐다고 확대해서 해석할 수는 없다.

예를 들어 피드백 표시를 고정해 배포하려는 문서에는 주석 병합이 목적에 맞을 수 있다. 그러나 연락처 자체를 제거하려는 문서라면 교정 도구로 해당 내용을 처리하고, 별도 정보도 정리해야 한다. 출력 모습이 같더라도 작업의 목표가 다르므로 저장 방식만 바꿔 개인정보 제거를 대신하지 않는다.

암호 때문에 복사가 막힌 경우도 있다. Apple의 텍스트 선택 문제 안내는 선택 도구가 잘못됐거나 복사에 암호가 필요한 경우를 설명한다. 따라서 복사 시도가 실패했다는 결과 하나는 원문 삭제의 증거가 되지 않는다. 선택할 수 있는 주변의 평범한 문구와 함께 비교해야 검사 결과의 의미를 알 수 있다.

첨부할 파일을 다시 열어 확인한다

검토는 편집 중인 창이 아니라 저장된 전달용 사본에서 시작한다. 파일을 닫았다가 첨부할 위치에서 다시 열고, 페이지 수와 이름을 확인한다. 같은 폴더에 원본과 전달용이 함께 있으면 잘못 고르기 쉬우므로 전달용 사본을 구별해 둔다. 이미 메일 작성창에 원본을 첨부했다면 편집한 사본을 저장했다고 첨부 파일까지 바뀐다고 가정하지 않는다.

먼저 가린 영역의 앞뒤 문장을 읽고 페이지 전체를 훑는다. 공개할 설명이 끊겼는지, 다른 표나 마지막 페이지에 같은 정보가 있는지 본다. 이어 제거 대상 이름과 주소 등을 검색하고, 가린 주변의 텍스트를 선택해 로컬 텍스트 편집기에 붙여 넣어 본다. 남아 있어야 할 일반 문구도 함께 복사해 도구가 실제 텍스트를 읽고 있는지 확인한다.

이 검사는 발견한 누락을 고치는 데 쓰는 절차다. 검색 결과가 없거나 복사되지 않는다는 이유만으로 모든 숨은 정보를 검사했다고 볼 수는 없다. 목차·북마크·주석·첨부파일·문서 속성을 별도로 살피고, 이미지 영역도 눈으로 확인한다. 민감한 문서를 다른 온라인 서비스에 올려 검사할 필요 없이, 작업한 도구와 로컬 파일에서 먼저 검토할 수 있다.

누락을 발견해 고쳤다면 다시 적용·저장한 최종 사본을 확인한다. 마지막에는 받는 사람에게 남겨야 할 금액, 항목 설명, 페이지 순서도 읽는다. 불필요한 정보가 빠지고 필요한 내용이 읽히는 파일을 첨부하며, 나중에 수정이 필요할 때는 별도로 보관한 원본에서 새 전달본을 만든다.