워드 그림 번호가 본문 참조와 맞지 않을 때

보고서에 그림 하나를 앞쪽에 추가하면 뒤의 그림 번호가 달라진다. 문제는 그림 아래 번호만 바뀌고 본문에 적힌 ‘그림 2 참조’는 그대로 남을 때다. 독자는 문장에 적힌 번호를 따라갔는데 설명과 맞지 않는 화면이나 도표를 보게 된다. 번호를 직접 덮어쓰면 당장은 맞아 보여도 다음에 그림을 옮길 때 같은 작업을 되풀이할 수 있다.

수정할 곳은 그림 아래 캡션과 그 캡션을 부르는 본문 두 군데다. 먼저 틀린 참조 하나를 골라 직접 쓴 글자인지, Word의 상호 참조인지 확인한다. 연결이 살아 있다면 갱신하고, 대상이 사라졌거나 잘못 잡혔다면 다시 연결한다. 아래 메뉴와 단축키는 Windows 데스크톱 Word를 기준으로 한다.

같은 ‘그림 2’라도 직접 쓴 숫자는 갱신되지 않는다

캡션은 그림 아래에 붙이는 번호와 설명이다. 본문의 상호 참조는 그 캡션에서 번호나 문구를 가져와 보여 준다. 둘 다 겉으로는 평범한 글자처럼 보일 수 있다. 반면 키보드로 입력한 ‘그림 2’에는 다른 위치의 캡션과 연결할 정보가 없다. 캡션 번호가 3으로 바뀌어도 본문에 입력한 숫자 2는 남는다.

구별하기 어렵다면 파일 → 옵션 → 고급 → 문서 내용 표시 → 필드 음영을 ‘항상’으로 설정한다. Microsoft의 필드 갱신 안내에 나온 표시 방법이다. Word가 번호를 계산하거나 다른 위치에서 가져오는 부분을 화면에서 찾는 데 도움이 된다. 캡션 문장 전체가 아니라 번호 부분만 필드일 수도 있다.

선택한 필드의 내용을 확인할 때는 Shift+F9, 문서 전체의 코드와 결과를 오갈 때는 Alt+F9를 쓴다. 캡션 번호에는 SEQ, 본문의 참조에는 REF 같은 코드가 보일 수 있다. 이 코드를 오류라고 생각해 지우지 않는다. 다시 결과 표시로 돌아오면 읽을 수 있는 번호가 나타난다.

특히 Ctrl+Shift+F9는 갱신 단축키가 아니다. Word 단축키 안내에서 이 조합은 필드 연결 해제다. 참조를 일반 글자로 바꾸면 당장 보이던 숫자를 남길 수는 있어도 캡션 변경을 따라갈 연결은 없어진다. 계속 고쳐 쓸 보고서라면 오류를 감추는 방법으로 쓰기보다 참조 대상을 복구하는 편이 맞다.

그림 아래 캡션을 만든 뒤 본문에서 그 항목을 고른다

직접 입력한 숫자로 만든 문서라면 먼저 그림 하나에 제대로 된 캡션을 넣는다. 그림을 선택하고 참조 → 캡션 삽입을 연다. 레이블을 ‘그림’으로 고르고, 자동 번호 뒤에 ‘신청 완료 화면’처럼 내용을 알아볼 설명을 붙인다. 표라면 ‘표’ 레이블을 사용한다. 캡션 삽입 기능이 넣는 번호를 그대로 두고 설명 문구를 작성한다.

이미 ‘그림 2 신청 완료 화면’이라는 일반 문장을 써 놓았다면 새 캡션과 옛 문구가 나란히 남지 않게 정리한다. 다만 기존 캡션에 연결된 참조가 있는 문서는 무작정 삭제하고 다시 만들지 않는다. 이미 자동 캡션인 항목은 다음 절의 갱신부터 해 볼 수 있다.

1. 본문에서 잘못된 ‘그림 2’를 지우고 그 자리에 커서를 둔다. ‘를 참조한다’ 같은 주변 문장은 남긴다.
2. 삽입 → 상호 참조를 열고 참조 형식에서 해당 캡션의 레이블인 ‘그림’을 고른다.
3. 참조 삽입에서 레이블과 번호만(Only label and number)을 선택한다.
4. 대상 목록에서 ‘신청 완료 화면’ 캡션을 고른다. 지금의 번호뿐 아니라 설명을 읽고 선택한다.
5. 하이퍼링크로 삽입을 선택하고 삽입한다.

본문에는 선택한 캡션의 현재 레이블과 번호가 들어간다. 전체 캡션을 넣는 옵션을 고르면 설명 문구까지 본문에 들어가고, 페이지 번호를 고르면 그림 번호 대신 위치를 나타내는 숫자가 들어간다. 어떤 정보가 필요한지는 문장에 따라 다르다. ‘화면 구성은 그림 2를 참조한다’에는 레이블과 번호가 자연스럽고, ‘자세한 내용은 8쪽’에는 페이지 번호가 필요하다.

목록에서 캡션이 보이지 않으면 현재 참조 형식이 그림인지 표인지, 대상이 실제 캡션 기능으로 만들어졌는지부터 살핀다. 상호 참조 안내도 연결할 항목을 먼저 만들도록 설명한다. 목록에 없는 그림을 숫자만 입력해 대신하면 처음의 수동 관리 상태로 돌아간다.

그림을 옮긴 뒤에는 캡션과 참조를 갱신한다

문서 사본을 저장한 뒤 본문에서 Ctrl+A → F9를 실행한다. 캡션을 삭제하거나 옮겼을 때는 수동으로 번호를 갱신해야 한다고 Microsoft가 안내한다. 캡션 번호가 문서의 순서에 맞게 바뀌었는지 보고, 본문의 참조도 같은 번호인지 확인한다. 본문에서 특정 참조만 예전 번호라면 해당 필드를 우클릭해 ‘필드 업데이트’를 실행한다.

표 안에 참조나 계산 필드를 넣은 문서는 전체 선택만으로 확인을 끝내지 않는다. Microsoft는 표를 따로 선택해 F9를 눌러야 할 수 있다고 설명한다. 문서 전체를 한 번 갱신했는데 표 안 문장이 그대로라면 그 표에서 다시 실행하고 결과를 비교한다. 필드가 아닌 일반 숫자를 선택해서 F9를 눌러도 캡션을 찾아 연결해 주지는 않는다.

여기서 살필 결과는 단순히 ‘2가 3이 됐다’가 아니다. 예를 들어 본문이 ‘신청을 마친 화면’을 설명한다면, 새 번호가 붙은 캡션도 신청 완료 화면 아래에 있어야 한다. 그림만 옮기고 캡션은 옛 자리에 남겨 두었다면 번호 갱신으로 두 물체를 자동으로 짝지을 수 없다. 이때는 그림과 설명의 배치를 먼저 맞춘 다음 번호를 다시 확인한다.

갱신 뒤 오류 문구가 나타나는 경우도 있다. 이는 F9가 정상 문서를 망가뜨렸다는 뜻으로 단정할 수 없다. 이전에는 옛 참조 결과가 화면에 남아 있었지만, 갱신하면서 현재 대상이 없다는 사실이 드러났을 수 있다. 오류가 생긴 문장과 원래 가리키던 캡션을 비교하면 숫자 갱신을 반복할지, 연결을 고칠지 결정할 수 있다.

오류 문구가 나오거나 엉뚱한 그림으로 이동할 때

책갈피 문제 해결 안내는 끊어진 책갈피 연결을 가진 필드를 갱신할 때 참조 원본 오류가 나온다고 설명한다. 상호 참조에서 사용하는 책갈피는 Word가 문서 안의 대상을 찾아갈 표시다. 그림 파일이 화면에 남아 있더라도 예전 캡션과 그 안의 책갈피를 삭제했다면 본문의 참조는 목적지를 잃을 수 있다.

실제로 차트 교체를 묻는 이용자 질문에서도 새 캡션을 만들고 옛 캡션을 지운 뒤 참조 오류가 발생했다. 캡션을 같은 문구로 다시 적었다고 예전 참조가 새 항목에 자동으로 연결되지는 않는다. 그 문장이 설명하던 그림을 찾고, 캡션이 없다면 캡션 삽입으로 다시 만든다. 그런 다음 그 항목을 대상으로 본문의 상호 참조를 다시 삽입한다.

복구할 때는 오류가 난 문장을 읽고 어떤 내용을 가리켜야 하는지 먼저 정한다. 예전 번호만 기억해 같은 숫자의 캡션을 고르면, 순서가 바뀐 다른 그림을 연결할 수 있다. ‘신청 결과’, ‘매출 추이’처럼 그림의 내용과 본문의 설명이 맞는지 확인한 뒤 해당 참조 필드만 새로 넣는다. 주변 문장을 모두 다시 쓸 필요는 없다.

새 그림이 앞에 생긴 뒤 참조에 엉뚱한 내용까지 들어오면 책갈피 범위가 늘어났을 가능성도 살핀다. 영문 상호 참조 안내는 참조된 번호 항목의 맨 앞에서 Enter를 누르면 새 내용이 책갈피에 포함될 수 있다고 설명한다. 직전 작업이라 되돌릴 수 있으면 취소하고 앞 항목의 끝에서 새 문단을 만든다. 되돌리기 어렵다면 영향을 받은 참조를 삭제하고 올바른 대상으로 다시 만든다.

같은 문서에서 캡션을 복사해 새 그림에 붙인 경우도 원본과 복사본을 혼동하기 쉽다. 책갈피가 포함된 내용을 복사해도 기존 책갈피는 원래 항목에 남는다는 것이 Microsoft의 설명이다. 복사본의 글자만 바꾼 뒤 본문 참조까지 새 그림을 가리킨다고 생각하지 말고, 새 대상 캡션을 따로 선택해 연결한다.

번호가 바뀌어도 본문이 가리킬 화면은 같아야 한다

신청 매뉴얼에 ‘입력 화면’, ‘확인 화면’, ‘완료 화면’ 세 그림이 있다고 가정하자. 본문에는 각각 ‘그림 1에서 입력한다’, ‘그림 2에서 확인한다’, ‘그림 3에서 접수 결과를 본다’라는 문장이 있다. 맨 앞에 안내 화면을 추가했다면 기존 세 그림은 뒤로 한 칸씩 밀린다.

추가 후에도 본문에 ‘그림 2에서 확인한다’가 남아 있으면, 독자는 확인 화면 대신 입력 화면을 보게 된다. 문법 검사로는 어색하지 않은 문장이지만 매뉴얼의 안내는 틀렸다. 숫자가 연속으로 매겨졌는지 보는 것과 설명이 맞는 그림을 가리키는지 읽는 것은 각각 필요한 확인이다.

참조를 새로 넣었다면 링크를 따라가 본 뒤 그 캡션과 그림을 함께 읽는다. 숫자만 같은 다른 항목을 고르지 않았는지, 전체 캡션을 삽입해 문장이 지나치게 길어지지 않았는지도 알 수 있다. 같은 그림을 세 번 참조하는 문서라면 한 곳만 고친 뒤 끝내지 말고 그 그림을 언급하는 다른 문장도 살핀다.

예제의 입력 화면이 두 번째가 됐다는 사실 자체가 중요한 것은 아니다. 다음 개정에서 안내 화면을 빼면 번호는 다시 바뀐다. 본문의 입력 안내가 계속 입력 화면을 가리키도록 연결을 남겨 두는 것이 이 작업의 목적이다. 그래서 검토 메모에도 ‘그림 2 고침’보다 ‘입력 화면을 가리키는 참조 복구’처럼 대상 내용을 적어 두는 편이 다음 수정에 도움이 된다.

그림 목차와 최종 전달본에도 수정 내용을 반영한다

본문 참조를 고쳤는데 보고서 앞의 그림 목록은 예전 설명으로 남을 수 있다. 그림 목차를 선택하고 참조 → 목차 업데이트에서 갱신 범위를 고른다. 그림 목차 안내는 그림을 옮기거나 캡션을 바꾼 경우 전체 목차를 갱신하도록 설명한다. 페이지 번호만 바꾸는 선택으로 새 그림 제목까지 반영됐다고 생각하지 않는다.

캡션 글꼴이 마음에 들지 않는다면 번호를 지우고 새로 쓰는 대신 ‘캡션’ 스타일을 수정할 수 있다. 모양을 고치려다 참조 대상 자체를 없애지 않도록, 번호·설명·서식을 각각 필요한 범위에서 편집한다. 이미 참조가 많은 보고서에서는 작은 문구 수정과 캡션 전체 교체의 영향이 다르다.

브라우저에서 문서를 함께 수정하고 있다면 필드 복구 작업은 데스크톱 Word에서 진행한다. Word 웹 버전은 기존 필드 코드를 보존하지만 코드를 추가하거나 편집하는 기능은 제공하지 않는다. 데스크톱 앱에서 연결을 고치고 저장한 뒤 같은 문서를 다시 공유한다. Windows 단축키를 웹에 그대로 적용해 메뉴가 나오기를 기다릴 필요는 없다.

마지막으로 수정한 문서에서 오류 문구를 검색하고, 오류가 없는 참조도 내용과 맞는지 읽는다. PDF로 전달한다면 저장한 PDF에서도 바뀐 그림 번호·본문 문장·그림 목차를 확인한다. DOCX에서 고친 내용을 확인했더라도 전달하려고 선택한 PDF가 수정 전 파일일 수 있다. 고객이나 동료에게 보낼 바로 그 파일에서 원하는 그림을 찾을 수 있어야 이번 수정이 끝난다.