워드 제목 번호, 2장에서도 1.1로 나올 때 고치는 방법

워드의 제목 번호 2.1은 앞의 2와 뒤의 1이 서로 다른 역할을 한다. 앞자리는 어느 장에 속했는지, 뒷자리는 그 장의 몇 번째 절인지 나타낸다. 하위 목록을 1부터 다시 시작해도 앞자리까지 새 장을 따라가는 것은 아니다. 제목 스타일을 같은 다단계 목록에 연결하고, 상위 수준 번호를 포함하는 설정과 하위 번호의 재시작 조건을 함께 맞춰야 한다.

Microsoft Q&A의 실제 질문에도 두 번째 장에서 1.13이 이어지고, 다시 시작하면 2.1이 아닌 1.1이 된다는 사례가 있다. 아래는 Windows 데스크톱 Word Microsoft 365·2024에서 아라비아 숫자 1, 1.1, 1.1.1 형태의 보고서를 정비하는 방법이다. 웹용 Word에서 아래 절차에 필요한 목록 설정이 보이지 않으면 문서를 Windows용 Word로 열어 작업을 이어간다.

숫자와 제목 스타일 확인

원본 보고서를 보존하고 별도 사본에서 시작한다. 먼저 잘못된 번호가 붙은 제목 문단을 선택해 홈 → 스타일을 본다. 큰 장은 제목 1(Heading 1), 그 아래 절은 제목 2(Heading 2), 한 단계 더 들어가는 소절은 제목 3에 해당한다. 글자 크기가 크거나 굵다는 이유만으로 그 문단이 제목 1인 것은 아니다. 제목을 선택하고 스타일을 적용하는 경로는 Microsoft 제목 추가 안내에 나와 있다.

보고서에 써 있는 ‘1. 개요’의 1이 직접 타이핑한 글자인지도 살핀다. 직접 입력한 숫자는 제목 문구의 일부이므로 자동 번호를 붙여도 저절로 지워지지 않는다. 사본에서 수동 숫자와 구분 기호만 제거한 뒤 제목 문구에 스타일을 적용한다. 자동 목록 번호는 일반 글자와 선택 방식이 다르므로, 지우려고 제목 문구까지 잘라 내지 않는다.

이 확인을 생략하면 ‘1 1. 개요’처럼 자동 번호와 수동 숫자가 나란히 붙는다. 첫 숫자만 지워 모양을 맞추기 전에 어느 쪽이 직접 입력한 글자인지 구별한다. 이미 자동 목록인 숫자의 값을 바꿀 때는 우클릭의 번호 설정을 사용한다. Microsoft의 번호 변경 안내도 숫자 자체를 손으로 덮어쓰기보다 메뉴 명령을 사용하도록 설명한다.

절 제목과 그 아래 설명 문단을 함께 선택해 제목 2를 적용하면 설명 문장에도 제목 번호가 붙을 수 있다. 스타일을 바꿀 대상은 절 제목이 있는 문단이다. 문서 전체를 선택해 번호 매기기를 누르는 방식도 본문과 제목을 섞기 때문에, 현재 어떤 문단이 장·절인지 확인하는 작업을 대신하지 못한다.

장과 절을 같은 다단계 목록에 연결하기

일반적인 보고서라면 기본 제목에 연결된 다단계 목록에서 시작하는 편이 간단하다. 각 제목 문단에 제목 1·2·3을 지정한 다음, 문서의 첫 제목 1에 커서를 놓는다. 홈 → 단락 → 다단계 목록을 열고 목록 라이브러리에서 제목 1·제목 2처럼 제목 스타일이 예시에 표시된 구성을 고른다. 공식 제목 번호 안내가 제시하는 기본 절차다.

목록 버튼 주변에는 단일 번호 매기기와 다단계 목록이 함께 있다. 절마다 단일 번호 매기기를 따로 적용하면 ‘1, 2, 3’이라는 목록은 만들 수 있어도, 그 목록 앞에 상위 장 번호를 붙이는 관계까지 지정한 것은 아니다. 이번에는 같은 구성 안에서 수준 1과 수준 2가 각각 제목 1과 제목 2에 연결되는지 본다.

이 표는 직접 입력할 여섯 개의 번호가 아니라, 스타일과 목록을 연결했을 때 확인할 예시다. 제목에는 ‘개요’, ‘목적’처럼 문구만 넣고 번호는 Word가 표시하게 한다. 기본 구성을 적용한 뒤 이미 이 관계가 맞다면 새 목록을 계속 만들 필요가 없다. 장을 추가하는 마지막 확인으로 넘어가면 된다.

회사 양식에 사용자 지정 제목 스타일이 있다면 기존 이름을 기록하고 다음 절의 수준별 스타일 연결에서 그 스타일을 선택할 수 있다. 다만 회사 스타일 이름만 보고 제목 1과 같은 역할이라고 단정하지 않는다. 본문 설명에도 쓰는 스타일을 장 번호에 연결하면 설명 문단까지 번호 대상이 된다. 이번 기본 예시는 문서 구조를 읽기 쉬운 제목 1·2·3으로 설명한다.

상위 장 번호와 하위 재시작 설정

제목 스타일을 적용했는데도 두 번째 장이 1.1로 표시되면, 해당 제목 목록 안에 커서를 두고 홈 → 다단계 목록 → 새 다단계 목록 정의를 연다. 왼쪽 아래 자세히(More)를 펼치면 수준별 스타일 연결과 재시작 설정을 볼 수 있다. 이름에 ‘새’가 들어 있어도 각 절마다 별도 구성을 만들려는 것이 아니다. 이 문서의 제목 번호 구성을 한 대화상자에서 맞춘다.

왼쪽 수준 목록에서 1을 선택하고 수준에 연결할 스타일(Link level to style)을 제목 1로 정한다. 번호 스타일은 1, 2, 3을 사용한다. 이어 수준 2를 선택해 제목 2에 연결한다. 두 단계의 번호 모양만 비슷하게 만드는 것이 아니라, 어떤 제목 문단이 어느 수준의 번호를 받을지 지정하는 작업이다.

수준 2의 번호 형식에는 상위 번호와 현재 수준 번호가 함께 있어야 한다. Include level number from에서 수준 1의 번호를 가져오고, 그 뒤에 마침표와 현재 수준의 번호가 오도록 구성한다. 현재 수준은 Number style for this level에서 1, 2, 3을 선택한다. 번호 형식에 ‘1.1’을 통째로 직접 입력하면 바뀌어야 할 숫자를 고정 글자로 넣을 수 있으므로, 구분용 마침표와 Word가 넣는 번호를 구별한다.

그다음 수준 2의 시작값을 1로 정하고, Restart list after에서 수준 1 뒤에 다시 시작하도록 설정한다. 상위 장 번호를 가져오는 기능은 앞자리를, 다시 시작 조건은 뒷자리를 맡는다. 메뉴에서 바꾸는 항목과 적용 범위는 다단계 목록 정의 안내를 따른다.

예를 들어 앞자리는 2로 바뀌었는데 첫 절이 2.3이라면 하위 시작값과 재시작 조건을 살펴볼 단서다. 뒤는 1로 돌아왔지만 여전히 1.1이라면 상위 번호 포함과 스타일 연결을 함께 본다. 표시된 숫자 하나만으로 원인을 확정하는 것은 아니지만, 두 설정을 무작정 같이 바꾸는 대신 어느 관계가 어긋났는지 좁힐 수 있다.

변경 적용 범위가 현재 문단만인지 전체 목록인지도 확인한다. 같은 제목 체계를 바로잡는 작업에서는 한 제목만 다른 규칙을 갖게 만들지 않는다. 설정 후 확인을 누르고 첫 장의 하위 제목과 다음 장의 첫 하위 제목을 나란히 비교한다. 장 번호를 본문 글자로 입력해 둔 문서는 이 대화상자만 고쳐도 연결되지 않으므로 첫 절의 스타일 확인으로 돌아간다.

번호는 맞는데 제목 위치가 밀릴 때

번호를 바로잡은 뒤 제목이 오른쪽으로 밀리면 목록의 번호 맞춤 위치와 텍스트 들여쓰기를 본다. 번호가 시작되는 지점과 제목 글자가 시작되는 지점은 각각 설정할 수 있다. 번호 뒤에 탭을 둘지, 공백을 둘지, 아무것도 두지 않을지도 목록 정의에서 고른다. 제목 앞에 공백을 여러 개 넣어 맞추면 번호 자릿수나 줄바꿈이 달라질 때 다시 어긋나기 쉽다.

설명용으로 번호 위치를 0cm, 제목 글자 시작을 0.8cm로 정했다고 하자. 긴 제목이 두 줄이 되면 두 번째 줄이 어느 위치에서 시작하는지 확인하고, 9번뿐 아니라 10번 제목에도 번호와 글자가 겹치지 않는지 본다. 이 수치는 제출 규격이 아니라 확인 방법을 설명하는 예다. 회사 양식에 정해진 위치가 있으면 그 값을 따른다.

글꼴·색·위아래 간격이 달라진 문제는 제목 스타일에서 고칠 수 있다. 홈의 제목 1을 우클릭해 수정(Modify)을 열고 글꼴과 단락 서식을 조정한다. 같은 스타일이 적용된 제목들도 함께 바뀌므로, 번호를 유지한 채 회사 보고서의 모양으로 맞출 수 있다. 스타일 수정 안내가 설명하는 적용 방식이다.

제목 1의 모양을 바꾼다고 제목 2도 같은 크기로 맞출 필요는 없다. 장·절마다 요구하는 서식을 따로 정하되, 문단의 역할을 바꾸려고 기본 스타일로 되돌리지는 않는다. 한 문서만 수정하는 중이라면 현재 문서에 적용하는 범위를 선택해 다른 보고서용 템플릿까지 바꾸지 않는다.

장·절 추가 후 번호와 목차 확인

처음 표시가 맞는지 본 뒤에는 사본에서 제목을 실제로 하나 추가해 본다. 앞의 예에서 ‘2 실행’ 바로 앞에 ‘준비’를 넣고 제목 1을 적용한다. 기대하는 결과는 ‘2 준비’, ‘3 실행’, ‘3.1 일정’, ‘3.2 담당’이다. 실행 제목만 3이 되고 일정이 2.1에 남으면 상위 번호 연결이 아직 맞지 않은 것이다.

이어서 실행 장의 첫 절로 ‘예산’을 추가하고 제목 2를 적용한다. 예산은 3.1, 일정은 3.2, 담당은 3.3이 되어야 한다. 첫 시험은 장 번호 변경이 하위 번호에 전달되는지, 두 번째 시험은 같은 장 안에서 절 순서가 이어지는지 확인한다. 예시로 넣은 제목을 제거한 뒤 원래 구조의 번호로 돌아오는지도 본다.

보기 → 탐색 창 → 제목에서는 일반 본문의 장·절 구조를 읽을 수 있다. 장과 절이 모두 같은 깊이에 있거나 특정 제목이 빠졌다면 해당 문단의 스타일을 다시 살핀다. 다만 표·텍스트 상자·머리글·바닥글 안의 제목은 탐색 창에 표시되지 않는다는 Windows 탐색 창의 제한이 있다. 그 안의 제목은 실제 문단을 선택해 스타일을 확인한다.

본문이 맞아진 뒤에는 참조 → 목차 업데이트 → 목차 전체 업데이트를 선택한다. 페이지 번호만 업데이트하면 제목 문구 변경은 반영되지 않는다. 공식 목차 갱신 안내가 구분하는 두 방식이다. 수동으로 입력한 목차는 이 명령으로 자동 수정되지 않는다.

마지막으로 첫 장과 다음 장의 첫 절을 본문·목차에서 각각 대조한다. 제목 번호가 맞고 쪽 번호만 틀리다면 머리글·바닥글의 쪽 번호 문제로 범위를 좁힌다. 장·절 번호를 고치려고 구역 나누기를 계속 추가하거나 목차 숫자만 손으로 덮어쓰지 않아도 된다.