워드 PDF의 목차 링크가 작동하지 않을 때

워드 PDF의 목차 링크가 작동하지 않으면 먼저 같은 항목을 Word 원본에서 눌러 본다. 원본부터 이동하지 않으면 목차나 링크의 목적지를 고치고, 원본은 정상인데 PDF에서만 실패하면 저장 경로와 PDF 뷰어를 비교한다. 책갈피 생성 옵션을 켜는 것만으로 모든 목차 링크가 복구되지는 않는다.

아래 절차는 Microsoft 365 데스크톱 Word를 기준으로 한다. Windows와 Mac은 PDF 저장 화면과 선택할 수 있는 옵션이 다르다. Word 웹 버전에서 같은 책갈피 옵션이 보이지 않는다면 데스크톱 앱에서 원본을 열어 이어서 작업할 수 있다.

책갈피는 열리는데 목차는 클릭되지 않는 이유

PDF의 책갈피는 뷰어의 탐색 패널에 표시되는 항목이다. 문서 첫머리에 인쇄된 목차의 글자나 페이지 번호에 붙은 링크와는 클릭하는 위치가 다르다. Adobe의 책갈피 설명처럼 패널 항목에는 이동할 페이지나 화면이 지정된다. 목차 페이지에 링크가 없어도 패널의 책갈피는 작동할 수 있다.

누르는 대상	기대하는 동작	확인할 내용
문서 첫머리 목차의 제목·페이지 번호	본문의 해당 절로 이동한다	그 글자 위에 실제 링크가 있는지, 목적지가 맞는지 확인한다.
PDF 뷰어의 책갈피 패널 항목	지정된 페이지·화면으로 이동한다	패널 목록이 만들어졌는지와 각 항목의 목적지를 확인한다.
본문의 웹 주소	외부 웹페이지를 연다	문서 내부 이동과 별도로 시험한다.

실제로 2021년 Microsoft Q&A의 질문자는 Word에서는 목차가 이동하지만 PDF에서는 책갈피와 웹 링크만 작동한다고 했다. 같은 원본을 다른 PC에서 변환했을 때는 결과가 달랐다고도 밝혔다. 이처럼 ‘PDF에 링크가 하나라도 있다’와 ‘목차 링크가 보존됐다’는 같은 검사 결과가 아니다.

웹 주소는 더 헷갈리기 쉽다. Acrobat에는 문서의 URL을 감지해 클릭 가능하게 만드는 자동 링크 인식 설정이 있다. 주소가 열렸더라도 변환기가 Word의 모든 링크를 옮겼다고 단정할 수 없다. 목차의 절 제목과 부록으로 가는 내부 링크를 직접 눌러야 한다.

Word에서 목차를 갱신하고 실제 목적지를 연다

Word에서도 목차 항목이 이동하지 않는다면 PDF 저장 옵션을 바꾸기 전에 원본을 고친다. 목차처럼 보이는 글자와 점선·숫자를 직접 입력한 것인지, Word가 문서 제목에서 만든 자동 목차인지부터 확인한다. 수동으로 만든 목록에 파란색과 밑줄을 적용해도 이동할 목적지는 생기지 않는다.

Word의 자동 목차는 문서 제목을 바탕으로 만든다. 제목 스타일을 적용한 원본이라면 참조 → 목차에서 자동 목차를 넣고 실제 항목을 눌러 본다. 수동 목차는 사용자가 채우는 틀이므로 자동 목차와 같은 갱신을 기대할 수 없다. 이미 잘 구성된 자동 목차를 이유 없이 삭제하고 처음부터 만들 필요는 없다.

자동 목차의 제목 글자가 이동하지 않는다면 참조 → 목차 → 사용자 지정 목차를 연다. 웹 미리보기 쪽의 페이지 번호 대신 하이퍼링크 사용이 꺼져 있으면 켜고 적용한다. Microsoft가 설명하는 목차 링크 옵션이다. 페이지 번호 표시 여부는 별도의 설정이므로 링크를 넣으려고 번호까지 숨길 필요는 없다.

본문의 절 이름이나 순서를 바꿨다면 참조 → 목차 업데이트 → 목차 전체 업데이트를 선택한다. 페이지 번호만 업데이트하면 제목 문구의 변경은 반영되지 않는다. 예를 들어 ‘일정’ 절을 ‘시행 일정’으로 바꾼 경우에는 전체 갱신 후 목차의 표시 문구와 이동한 본문 제목이 모두 바뀌었는지 본다.

Windows Word에서 링크를 따라갈 때 Ctrl 키를 누르라는 안내가 나타나면 Ctrl을 누른 채 클릭한다. 목차 한 항목만 확인하지 말고 처음·중간·끝의 항목을 열어 본다. ‘부록’이라고 표시된 링크가 앞의 다른 절로 이동한다면 클릭 기능 자체는 있는 것이므로 대상 위치를 수정한다.

직접 만든 부록 링크라면 연결할 본문 위치를 선택해 삽입 → 책갈피로 표시할 수 있다. 예를 들어 Appendix_A처럼 문자로 시작하고 공백 없는 이름을 붙인다. 돌아가서 링크로 쓸 글자를 선택한 뒤 삽입 → 링크 → 현재 문서에서 그 책갈피를 지정한다. 일반 절 제목도 같은 내부 링크 대상으로 선택할 수 있다. Word 책갈피 만들기와 문서 내부 링크 작성에 해당하는 절차다.

이때 Word 책갈피는 원본 안의 특정 위치에 붙이는 이름이다. PDF 뷰어에 보이는 책갈피 패널과 똑같은 화면을 Word에 만드는 작업이 아니다. 부록 제목을 옮기거나 관련 문장을 삭제한 뒤에는 해당 책갈피가 여전히 필요한 위치를 가리키는지 다시 연다.

목차나 상호 참조에 책갈피가 정의되지 않았다는 오류가 보이면 대상이 삭제됐는지도 확인한다. Windows의 파일 → 옵션 → 고급 → 문서 내용 표시 → 책갈피 표시로 위치를 살피고, Ctrl+G의 책갈피 이동에서도 존재하는 이름을 찾을 수 있다. Microsoft의 책갈피 오류 안내에 따라 사라진 대상이나 잘못된 참조를 복구한다. 오류 문구를 지우거나 필드를 일반 텍스트로 바꾸는 것만으로 클릭할 목적지가 돌아오지는 않는다.

Windows Word의 PDF 저장과 책갈피 옵션

Word 원본에서는 목차가 작동하는데 인쇄 창에서 만든 PDF에서는 안 된다면, 같은 원본을 Word의 PDF 저장 기능으로 다시 내보내 본다. 두 파일에 다른 이름을 붙여 같은 목차 항목을 눌러 보면 보고서 내용을 바꾸지 않고도 저장 방법에 따라 결과가 달라지는지 알 수 있다.

1. 파일 → 복사본 저장 또는 다른 이름으로 저장을 열고 저장 위치를 고른다.
2. 파일 형식을 PDF로 선택하고 추가 옵션에서 옵션 창을 연다.
3. 패널용 책갈피가 필요하면 책갈피 만들기를 켜고 문서의 제목 또는 Word 책갈피를 원천으로 선택한다.
4. 파일을 저장한 뒤 생성된 PDF를 열어 목차 페이지와 책갈피 패널을 각각 시험한다.

Microsoft의 PDF 저장 안내에 있는 옵션이다. 보고서의 장·절을 따라 패널을 만들려면 제목을 고르는 식이다. 원본의 특정 지점에 별도로 표시한 책갈피를 사용하려면 Word 책갈피를 고른다. 선택을 바꾼 뒤에는 실제 패널에 어떤 항목이 나왔는지 확인한다.

이 옵션의 결과는 PDF의 책갈피 목록이다. 이를 켰다는 이유만으로 목차 페이지의 모든 글자에 링크가 생겼다고 판단하면 안 된다. 예를 들어 패널의 ‘부록 A’는 해당 페이지로 가는데 목차의 같은 글자는 반응하지 않는다면, 저장 결과 중 패널 탐색만 확인한 상태다. 앞 절에서 검사한 Word 목차와 PDF 목차를 같은 항목끼리 대조한다.

옵션 창의 접근성용 문서 구조 태그는 화면 낭독기 등이 문서 구조를 읽도록 돕는다. Microsoft는 접근 가능한 PDF를 만들 때 이 항목을 선택하도록 안내한다. 구조 태그를 유지한 채 저장하고, 목차의 각 링크가 실제 목적지를 여는지는 생성된 PDF에서 따로 시험한다.

Mac의 인쇄용 옵션에서 링크가 빠졌다면

Mac용 Word에서 인쇄에 적합(Best for printing)을 골랐다면 저장 옵션을 바꿔 비교할 이유가 있다. Microsoft는 이 옵션으로 PDF를 저장할 때 하이퍼링크가 제대로 변환되지 않을 수 있다는 알려진 문제를 공식 PDF 안내에 명시한다.

Mac의 파일 메뉴에서 다른 이름으로 저장 또는 복사본 저장을 열고 형식을 PDF로 고른다. 전자 배포 및 접근성에 적합 옵션으로 내보낸 파일과 비교할 수 있다. 두 결과물에 서로 다른 파일명을 붙이면 뷰어에서 전에 만든 PDF를 다시 열어 놓고 비교하는 실수를 줄일 수 있다.

전자 배포용 옵션은 인터넷을 통해 Microsoft 서비스에 문서를 보내 변환한 파일을 돌려받는다. Microsoft는 해당 서비스가 파일 내용을 서버에 저장하지 않는다고 설명한다. 온라인 전송을 허용하지 않는 문서라면 이 방식을 선택하지 말고 조직이 허용한 다른 변환 경로로 작업한다.

또한 Word에서 이 온라인 옵션을 사용하면 IRM 또는 열기 암호로 보호된 문서는 보호가 제거된 상태로 저장된다는 조건이 있다. 보호된 원본을 다룬다면 내보낸 PDF의 접근 제한을 확인한 뒤 전달한다.

변환 경로를 바꾼 뒤에는 링크와 함께 문서의 페이지 배치도 비교한다. 목차의 표시 번호와 도착한 절이 맞는지, 긴 제목이 다음 줄로 넘어가 목차 일부가 다음 페이지에 밀리지 않았는지 본다. 원본을 계속 수정할 예정이라면 어느 경로로 정상 결과를 얻었는지 남겨 다음 배포에서도 같은 검사를 할 수 있게 한다.

새 PDF를 열어 어느 단계에서 실패했는지 좁힌다

검사할 것은 편집 중인 Word 화면이 아니라 실제로 전달할 PDF다. 저장 위치에서 새 파일을 열고 목차의 제목·페이지 번호, 패널의 책갈피, 본문의 내부 링크를 눌러 본다. 대상 페이지로 이동한 뒤에는 해당 절의 제목까지 확인한다. 표지와 목차가 앞에 있으면 뷰어의 파일상 페이지 순서와 본문에 인쇄된 페이지 번호가 다를 수 있다.

한 뷰어에서 클릭이 안 되면 같은 PDF 파일을 다른 뷰어에서도 연다. 예를 들어 Acrobat Reader와 브라우저에서 같은 목차 항목을 비교한다. 한쪽에서만 이동한다면 그 결과를 기록하고 사용하던 뷰어 쪽을 먼저 점검한다. 두 곳 모두 실패하지만 Word에서는 이동하면 원본과 PDF 변환 결과를 나란히 검사한다.

실제 결과	다음 작업
Word에서도 해당 항목이 이동하지 않는다	목차 종류·갱신 상태·제목 또는 책갈피 목적지를 고친다.
Word는 정상이고 PDF의 책갈피 패널만 작동한다	목차 페이지 링크를 따로 검사하고 PDF 저장 경로를 바꿔 비교한다.
같은 PDF가 한 뷰어에서만 이동한다	파일을 다시 만들기 전에 두 뷰어의 동작 차이를 확인한다.
클릭하면 이동하지만 다른 절이 나온다	원본 링크와 최종 PDF에서 목적지를 확인하고 잘못된 연결을 고친다.

긴 원본에서 원인을 찾기 어렵다면 별도의 새 문서에 두 개의 제목과 짧은 자동 목차를 만들어 같은 저장 경로로 비교할 수 있다. 이 작은 문서는 정상이고 원래 보고서만 실패하면, 보고서의 문제 항목과 그 목적지를 살펴본다. 작은 문서도 실패하면 Word 버전·운영체제·선택한 저장 옵션·PDF 뷰어 이름을 묶어 지원 담당자에게 전달할 수 있다.

파일을 다시 내보냈다면 수정 전 PDF 대신 새 PDF를 전달한다. 메일 첨부나 공유 폴더에 같은 이름의 이전 사본이 남아 있으면 작성자가 확인한 파일과 수신자가 여는 파일이 달라진다. 전송할 사본에서 목차 첫 항목과 마지막 항목을 한 번 더 눌러 보는 것으로 이 차이를 확인할 수 있다.

Word 원본이 없으면 PDF에 클릭 영역을 넣는다

PDF만 전달받았고 원본을 구할 수 없다면 Acrobat의 링크 편집으로 목차 항목에 목적지를 연결할 수 있다. 문서 편집 기능이 있는 Acrobat이 필요하며, Reader에서 PDF를 열어 읽는 것만으로는 이 편집을 할 수 없다. 문서가 편집을 제한한다면 권한이 있는 원본이나 수정본을 작성자에게 요청한다.

1. Acrobat에서 PDF를 열고 편집 → 링크 → 링크 추가 또는 편집으로 들어간다.
2. 클릭 가능하게 만들 목차 항목 위에 사각형 영역을 그린다.
3. 링크 동작에서 페이지 보기로 이동을 선택하고 다음으로 진행한다.
4. 연결할 절의 페이지와 화면 위치로 이동한 뒤 링크를 설정한다. 저장 후 목차로 돌아와 해당 영역을 눌러 본다.

Adobe가 안내하는 PDF 내부 목적지 링크다. 가령 목차에 ‘부록 A … 18’이 있다면 숫자 18을 눈으로 맞추는 데서 끝내지 않고 부록 A 제목이 보이는 화면을 목적지로 지정한다. 클릭 영역이 옆의 다른 목차 항목까지 덮지 않도록 범위도 확인한다.

이 수정은 현재 PDF에 들어간다. 나중에 Word 원본을 받아 내용을 고치고 새 PDF를 만들면, 이전 PDF에 수동으로 넣은 연결을 새 파일에서도 다시 확인해야 한다. 계속 개정할 보고서라면 원본의 목차와 링크를 고쳐 다시 내보내고, 원본 없이 배포를 마쳐야 하는 고정본이라면 필요한 목차 항목을 PDF에서 직접 연결하는 순서로 작업한다.