워드 맞춤법 검사, 붙여 넣은 문장만 이상하다면

Word의 메뉴가 한국어이고 한영 전환도 잘되는데 영문 인용문에만 밑줄이 가득하다. 이때 바꿀 것은 메뉴 언어보다 그 글에 적용된 교정 언어다. Word는 한 파일 안에서도 구간마다 다른 언어로 검사할 수 있다. 문장을 붙여 넣었을 때 글자 모양은 주변과 같아 보여도 검사에 쓰는 언어까지 같다고 볼 수는 없다.

Microsoft Q&A의 실제 질문에는 같은 파일 안에서 복사한 단어가 붙인 뒤 다르게 검사되고, 다시 입력하는 데 시간을 쓴다는 사례가 있다. 답변에서는 해당 구간의 언어를 직접 지정하도록 안내한다. 글을 통째로 다시 쓰기 전에, 이상한 단어 하나를 선택해 현재 설정을 보는 것으로 시작할 수 있다.

문제 문장에 적용된 언어부터 고친다

Windows용 Word Microsoft 365에서는 검사 결과가 이상한 단어나 문장을 드래그한 뒤 검토→언어→교정 언어 설정을 연다. 목록에서 실제로 쓰인 언어를 고르고 확인한다. Microsoft의 다른 언어로 맞춤법 검사하기 안내도 이미 있는 글을 바꿀 때는 해당 텍스트를 선택하도록 한다. 빈 곳에 커서만 놓고 언어를 바꾼 뒤 앞 문장까지 고쳐졌다고 생각하면 적용 범위를 놓치기 쉽다.

영문 구간이라면 영어의 지역도 함께 고른다. 미국식으로 제출할 문서는 ‘영어(미국)’, 영국식 표기를 유지할 문서는 ‘영어(영국)’처럼 원고 기준에 맞춘다. 영어 단어의 철자를 바꾸라는 제안이 나왔을 때는 제안을 바로 수락하기 전에 어느 지역의 언어가 적용돼 있는지 확인할 수 있다. 상대가 쓴 인용문이라면 회사 문서의 기본 언어와 인용문의 표기 기준이 다를 수도 있다.

같은 언어 창에 ‘맞춤법 및 문법 검사 안 함’이 선택돼 있다면 검사할 구간에서 해제한다. 이 옵션은 틀린 단어를 고치는 기능이 아니라 검사 대상에서 제외하는 설정이다. 밑줄이 많다는 이유로 켜면 화면은 조용해지지만 그 구간의 오타를 찾으려던 목적과는 멀어진다. 반대로 코드나 원문 그대로 보존할 문자열을 의도적으로 제외했다면 그 이유를 확인하고 필요한 부분만 검사한다.

언어를 적용한 뒤에는 홈 탭의 편집기(Editor)를 열거나 F7로 검사 결과를 본다. 앞에서 문제가 됐던 문장을 다시 읽고 제안이 어떤 단어를 바꾸려는지 확인한다. 밑줄이 사라졌다는 결과만 보면 언어가 맞아진 것인지 검사를 꺼 버린 것인지 알기 어렵다.

예를 들어 사본의 영문 인용에 정상 단어와 철자가 틀린 단어가 함께 있다면 두 단어를 다시 살핀다. 정상 단어의 잘못된 지적은 없어졌지만 오타도 통과한다면, 아직 검사가 제대로 돌아온 것으로 판단하기 어렵다. 해당 문장이 영어로 지정됐는지와 검사 제외 여부를 먼저 확인하고, 언어가 맞는데도 특정 단어만 통과하면 아래의 무시·사용자 사전 설정으로 이어간다. 한글 본문도 따로 선택해 한국어가 유지됐는지 확인하면 인용문을 고치다 다른 문단까지 바꾼 일을 발견할 수 있다.

한글 본문과 영문 인용을 함께 검사하기

한글 보고서 중간에 영문 이메일을 인용한 문서를 가정해 보자. 본문은 한국어로 검사하되 이메일 인용 부분은 영어로 검사해야 한다. 영문 세 문단에서 문제가 보인다면 그 세 문단을 선택해 영어를 적용하고, 앞뒤 한글 본문은 그대로 둔다. 한 단어만 삽입된 문장이라면 그 단어부터 선택해 볼 수 있다.

전체 선택으로 언어를 한 번에 바꾸는 방법은 해당 범위를 한 언어로 검사할 때 편하다. 그러나 한영이 섞인 파일에서 Ctrl+A를 누르고 영어를 지정하면 한글 부분에도 그 설정을 적용하게 된다. 먼저 한 구간에서 문제가 해결되는지 보고, 같은 언어로 된 다른 구간으로 넓히면 어디까지 바꿨는지 확인하기 쉽다. 표 안의 설명이나 인용 상자처럼 본문과 떨어진 글도 실제 사용할 언어를 확인한다.

Office 언어 안내는 메뉴를 보여 주는 언어와 글을 작성·교정하는 언어를 따로 설정할 수 있다고 설명한다. 한국어 메뉴를 쓰면서 영문 계약서의 철자를 검사하는 데 문제가 없는 이유다. 메뉴 전체를 영어로 바꾸거나 프로그램을 다시 설치하는 작업부터 할 필요는 없다.

다만 입력 언어가 교정과 무관한 것은 아니다. Microsoft는 기본 Windows 키보드 언어가 Word 교정 언어에 영향을 준다고 안내한다. 새 글을 입력하다 언어가 바뀐다면 작업 표시줄의 입력 언어도 살핀다. 이미 문서에 들어간 문장을 고칠 때는 그 문장을 선택한 언어 창에서 결과를 확인하는 편이 직접적이다.

자동 감지가 언어를 잘못 고를 때

여러 언어를 자주 쓰면 ‘자동으로 언어 감지’가 구간의 언어를 알아서 고르는 데 도움이 된다. 그러나 한 문장에 여러 언어가 섞인 경우에는 기본 언어가 아닌 부분을 놓칠 수 있다. 한국어 문장 중간의 짧은 영문 표현처럼 문맥이 적은 구간은 직접 언어를 지정해 검사하는 방법이 있다.

언어를 고쳤는데 다시 다른 언어로 잡힌다면 문제 구간을 선택하고 교정 언어 창에서 자동 감지를 해제한 상태로 비교한다. 언어 도구를 설치해도 검사가 안 된다는 질문에 대한 MVP 답변도 실제 단어의 언어와 검사 제외 설정을 확인하고 자동 감지를 끄도록 안내한다. 이 비교에서 해당 구간이 안정적으로 검사된다면 그 부분은 수동 지정으로 유지할 수 있다.

반대로 문서가 언어별로 긴 단락을 갖고 있고 자동 감지가 제대로 동작한다면 모든 구간에서 끌 이유는 없다. 예를 들어 한글 보고서 뒤에 영어 요약을 쓰는 문서와, 한 줄마다 언어가 바뀌는 용어집은 다르게 다룰 수 있다. 용어집에서는 짧은 표제어만 보고 언어를 추정하게 하기보다 열이나 항목별로 실제 언어를 지정하는 편이 수정 범위를 알기 쉽다.

붙여 넣을 때마다 다시 생기는 문제라면 사본에서 원본 문장, 붙인 직후의 문장, 언어를 직접 고친 문장을 차례로 선택해 언어 창을 비교한다. 이미 고친 문장은 맞게 남아 있는데 새로 붙인 문장만 다른 언어라면 그 새 구간에 언어를 적용한다. 반대로 고친 구간에 이어 입력하는 순간부터 언어가 달라지면 Windows 입력 언어도 함께 확인한다. 어느 순간 설정이 달라지는지 좁힌 뒤 글꼴이나 강조 서식을 바꿀지 결정할 수 있다. 이 비교만으로 모든 반복 오류의 원인을 판별할 수 있는 것은 아니다.

언어 이름은 있는데 교정 도구가 없을 때

문장에 올바른 언어를 골라도 그 언어의 교정 도구가 설치돼 있지 않으면 먼저 도구를 준비해야 한다. Windows에서는 파일→옵션→언어의 ‘Office 작성 언어 및 교정’ 목록을 연다. 언어 옆에 ‘교정 설치됨(Proofing installed)’인지 ‘교정 사용 가능(Proofing available)’인지 확인한다. 사용 가능으로 표시되면 그 링크에서 교정 도구 설치로 이어갈 수 있다.

원하는 언어 자체가 없다면 언어 추가를 이용해 필요한 교정 도구를 설치한다. 설치가 끝나면 문제 문장을 다시 선택하고 그 언어를 적용한다. 예를 들어 영문 인용이 한국어로 지정된 채였다면 영어 도구를 설치한 뒤에도 인용문의 설정을 영어로 고쳐야 한다.

문법이나 문장 다듬기 제안이 적다는 이유만으로 언어 설치 실패라고 볼 수도 없다. Editor의 언어별 지원표는 맞춤법·문법·구체화 지원을 따로 표시한다. 한국어도 세 범주에 포함되지만, 이것이 모든 언어에 같은 세부 규칙과 제안이 있다는 뜻은 아니다. 먼저 문제가 철자 검사 자체인지, 기대한 문체 제안이 나오지 않는 것인지 좁히면 불필요한 재설치를 줄일 수 있다.

언어를 고쳐도 오타를 놓치는 경우

문장 언어가 맞고 검사 제외도 꺼져 있는데 밑줄이 보이지 않으면 자동 검사와 문서별 숨김 설정을 본다. Windows의 파일→옵션→언어 교정에서 입력 중 맞춤법 검사와 문법 오류 표시를 확인한다. 같은 화면의 문서별 예외에 ‘이 문서에서만 맞춤법 오류 숨기기’ 등이 적용돼 있는지도 살핀다. 숨김 때문에 화면에 표시되지 않는 상태와 텍스트를 검사에서 제외한 상태는 고칠 위치가 다르다.

앞서 나온 제안을 ‘무시’로 넘겼다면 언어를 바로잡은 뒤 그 항목도 다시 검토할 수 있다. 파일→옵션→언어 교정→문서 다시 검사를 선택하고 확인한 뒤 F7로 검사를 실행한다. Microsoft가 안내하는 재검사 절차로, 이전에 건너뛴 맞춤법·문법 항목을 다시 살필 때 쓴다.

반면 잘못 쓴 단어를 ‘사전에 추가’했다면 다시 검사만 해서는 원하는 지적이 나오지 않을 수 있다. 사용자 지정 사전 편집에서 그 단어를 찾아 삭제한다. Windows의 언어 교정 화면에서 ‘사용자 지정 사전’을 열고 대상 사전을 선택한 뒤 ‘단어 목록 편집’으로 들어간다. 잘못 등록한 단어 하나를 지우면 되며, 회사명이나 전문 용어까지 모두 삭제할 필요는 없다.

사전을 고를 때는 적용 언어도 본다. 새 사용자 지정 사전은 기본적으로 모든 언어에 적용되지만 특정 언어로 제한할 수 있다. 예를 들어 영문 제품명을 등록한 사전과 한국어 용어 사전을 따로 관리한다면 지금 문장의 언어에서 어떤 사전을 쓰는지 확인한다. 정상 고유명사를 앞으로도 인정하려는 경우와, 잘못된 교정 언어 때문에 생긴 밑줄을 없애려는 경우를 같은 ‘사전에 추가’로 처리하지 않는다.

웹·Mac에서 고치고 최종 문서 확인하기

Word 웹 버전에서는 해당 문장을 선택하고 검토→편집기→교정 언어 설정에서 언어를 고른다. 웹의 검사 제외 설정도 선택한 텍스트에 적용되므로, 검사하려는 구간에서 ‘맞춤법 및 문법 검사 안 함’을 해제한다. 데스크톱의 파일→옵션 화면을 브라우저에서 찾으려 하기보다 이 경로를 사용한다.

웹 문서에서 편집기 패널을 닫았는데 밑줄이 남는 것은 이상 동작이 아니다. 웹 Editor는 패널이 닫혀도 백그라운드에서 동작한다. 문서의 제안을 조정하려면 Word 안의 편집기 설정과 텍스트 언어를 바꾼다. 브라우저에 Editor 확장 기능을 설치했더라도 Word 문서의 제안은 Word의 Editor에서 나온다.

Mac에서는 글을 선택한 뒤 검토 탭의 언어 메뉴에서 고른다. 상단 도구→언어 경로도 제공한다. Office for Mac에는 사용 가능한 언어가 포함돼 있으므로 Windows용 언어팩 다운로드 절차를 그대로 따라갈 필요는 없다. 입력 중 검사를 켜려면 Word 설정의 맞춤법 및 문법 항목을 확인한다.

마지막에는 처음 문제가 된 문장과 그 앞뒤 문단을 함께 읽는다. 영문 인용을 고치는 동안 한글 본문까지 영어로 지정하지 않았는지, 검사 제외가 남아 있지 않은지 확인하고 문서를 저장한다. 다시 글을 합칠 때는 새로 붙인 구간의 언어를 한 번 더 살핀다. 맞춤법 제안은 검토할 후보이므로, 인용문이나 제품명을 바꾸기 전에는 원래 표기와 비교해 최종 문장을 결정한다.