워드 수정 표시 없애기, 교정 내용은 남기고 메모는 지우려면?

교정 원본과 전달용 사본

워드에서 수정된 문장을 유지하면서 변경 표시를 없애려면, 그 수정을 적용(Accept)해 확정해야 한다. 잘못된 수정은 거부(Reject)해 취소한다. 어느 쪽이든 처리한 제안은 변경 표시로 남지 않지만, 문서에 남는 문구는 달라진다. 빨간 줄이 사라졌다는 사실만으로 원하는 최종본이 됐다고 볼 수 없는 이유다. Microsoft의 적용·거부 설명도 두 명령을 문구를 확정하는 기능으로 구분한다.

작업은 검토 의견이 들어 있는 원본을 보관하고, ‘다른 이름으로 저장’ 또는 ‘복사본 저장’으로 만든 전달용 DOCX에서 시작한다. 예를 들어 제안서_검토본.docx는 내부에 남기고 제안서_전달본.docx를 정리하는 방식이다. 나중에 일정 변경 이유를 물어보면 검토본에서 대화를 찾고, 수신자에게는 확정된 문장만 담은 파일을 보낼 수 있다. 사본 이름을 정한 뒤에는 Word 상단에 열린 파일명이 전달본인지 살핀다.

기본 절차는 Windows용 Microsoft 365 Word를 기준으로 한다. 한글 메뉴에서 Accept는 ‘적용’ 또는 ‘수락’, Reject는 ‘적용 안 함’ 또는 ‘거부’에 해당한다. Mac과 웹에서도 변경을 처리할 수 있지만 문서 속성을 검사하는 단계는 다르다. 변경을 확정하는 메뉴는 검토 탭에 있고, 문서 속성과 숨은 정보를 살피는 기능은 파일 메뉴에서 찾는다.

‘변경 내용 삭제’가 문장을 되돌릴 때

가령 원문이 ‘자료는 월요일에 보낸다’였고, 검토자가 월요일을 지운 뒤 수요일을 넣었다고 하자. 이 가상 예제의 최종 일정이 수요일이라면 월요일의 삭제와 수요일의 삽입을 모두 적용한다. 두 변경을 모두 거부하면 원래의 월요일로 돌아간다. ‘수정 기록을 지운다’는 말을 ‘수정 자체를 취소한다’로 이해하면 여기서 최종 내용이 달라진다.

가상 교정 제안	적용했을 때	거부했을 때
‘최종 검토 후’를 새로 삽입했다.	추가한 구절이 본문에 남는다.	추가한 구절이 없어진다.
‘초안’이라는 단어를 삭제했다.	‘초안’이 본문에서 없어진다.	‘초안’이 본문에 남는다.

교정자의 모든 제안이 승인된 상태가 아니라면 문서 맨 앞으로 이동해 검토 탭에서 변경을 하나씩 읽는다. ‘적용하고 다음으로 이동’ 또는 ‘거부하고 다음으로 이동’으로 처리하면 다음 제안으로 이어진다. 결정하지 않고 위치만 옮길 때는 ‘다음’을 쓴다. 날짜는 적용하고 금액 변경은 거부하는 문서라면 이 순서가 각각의 결정을 보존한다. 변경별 처리 절차는 Windows·Mac·웹에서 제공된다.

검토가 끝난 뒤에는 최종 문장을 통째로 다시 읽는다. 앞의 예에서 월요일의 삭제만 적용하고 수요일의 삽입을 거부했다면 날짜가 빠진 문장이 된다. 단어별 표시를 처리할 때는 자연스러워 보였던 조작도, 문장으로 이어 읽으면 누락을 드러낼 수 있다. 특히 대체한 표현 앞뒤의 조사, 숫자 뒤의 단위, 표의 제목과 본문이 함께 맞는지 읽는 과정이 필요하다.

숨겨진 변경까지 펼친 뒤 전체 처리를 한다

‘변경 내용 없음(No Markup)’은 수정이 반영된 모습을 보여주는 보기다. 추적을 끄는 것은 이후의 수정을 새로 기록하지 않게 하는 동작이다. 이미 저장된 제안은 두 경우 모두 남는다. Microsoft 한국어 커뮤니티의 이용자도 메모 영역을 숨겼는데 파일을 다시 열면 나타난다고 질문했다. 보기 설정을 바꿔 놓은 파일을 최종 사본으로 보내면 이런 혼동이 생긴다.

전달본을 정리할 때는 검토 탭에서 ‘모든 변경 내용(All Markup)’으로 전환한다. 이어 ‘변경 내용 표시(Show Markup)’에서 삽입·삭제와 서식 표시를 켜고, 특정 사람만 고른 상태라면 ‘모든 검토자(All Reviewers)’를 선택한다. 이 과정을 거쳐야 한 사람이 고친 내용만 읽고 다른 사람의 제안까지 승인됐다고 착각하지 않는다. Microsoft의 추적 및 표시 안내에 각 필터가 설명돼 있다.

모든 제안을 읽고 그대로 반영하기로 했다면 적용 메뉴의 ‘모든 변경 내용을 적용하고 추적 중지(Accept All Changes and Stop Tracking)’를 사용한다. ‘표시된 모든 변경 내용 적용(Accept All Changes Shown)’은 화면 필터로 보이는 제안만 대상으로 하므로 문서 전체 처리와 범위가 다르다. 두 검토자 중 한 명만 표시한 상태에서 Shown을 고르면 다른 검토자의 제안은 남는다.

처리 뒤에는 검토 창(Reviewing Pane)을 열어 남은 변경을 살핀다. 영문 공식 안내는 이 창의 요약을 현재 표시되는 변경과 메모의 수라고 설명한다. 따라서 필터를 그대로 둔 채 숫자가 없다는 것만 읽지 말고, 전체 검토자와 변경 종류를 펼친 상태에서 확인한다. 이 창에서 본문을 지우기보다는 문서의 해당 위치로 돌아가 제안을 처리한다. 표시 범위와 검토 창 설명이 근거다.

해결된 메모도 전달본에서는 삭제한다

‘이 문장의 일정이 확정됐나?’라는 메모에 답하고 해결로 표시하면 검토 대화는 끝난다. 그러나 그 대화가 문서에서 삭제되는 것은 아니다. 최신 메모의 문맥 보기에서는 해결된 항목을 숨기고, 목록 보기에서는 진행 중인 항목과 해결된 항목을 함께 보여준다. 오른쪽 여백이 비었다고 메모 전체가 사라진 것으로 판단하기 쉬운 지점이다.

오른쪽 위의 메모(Comments)를 눌러 목록을 연 뒤, 전달본에 남길 필요가 없는 스레드의 더보기 메뉴에서 삭제를 선택한다. 스레드에는 첫 의견뿐 아니라 답글도 있으므로 대화를 끝까지 읽고 제거한다. Microsoft의 최신 메모 안내에는 목록 보기 전환과 더보기 메뉴의 삭제·해결 동작이 나와 있다. 웹에서도 Resolve thread는 보관, Delete thread는 제거에 해당한다.

가상의 제안서에서 본문은 ‘수요일 제출’로 바뀌었지만 메모에는 ‘고객과 아직 협의하지 않음’이라는 초기 의견이 남아 있을 수 있다. 후속 답글에 ‘수요일로 합의 완료’가 있다면 그 대화를 정리한다. 아직 답이 없다면 담당자와 날짜를 정한 뒤 본문에 반영한다. 전달본에서 삭제한 토론은 보관해 둔 검토본으로 다시 찾는다.

문서 검사 항목과 보존할 정보

검토 표시를 정리한 뒤에도 문서 속성이나 숨겨진 텍스트가 남을 수 있다. Windows Word에서는 파일 → 정보 → 문제 확인 → 문서 검사로 들어간다. 검사할 정보의 종류를 선택하고 ‘검사’를 누르면 결과가 항목별로 나온다. 삭제가 필요한 항목 옆의 ‘모두 제거’를 사용한 다음 재검사한다. 공식 검사 절차다.

검사 대상에는 메모·수정 내용 외에도 문서 속성, 숨겨진 텍스트, 머리글·바닥글·워터마크가 들어간다. ‘모두 제거’는 선택한 결과 항목의 내용을 제거한다. 머리글에 회사명, 바닥글에 문서번호를 넣은 제안서라면 그 항목을 제거했을 때 필요한 내용도 함께 빠질 수 있다. 수신자에게 회사명과 문서번호를 보여줘야 한다면 해당 항목은 보존하고, 지울 검토자 정보가 든 항목만 처리한다.

검사 도구가 제거한 데이터는 실행 취소로 복구하지 못할 수 있다. 또한 흰 배경의 흰 글자나 다른 물체에 덮인 객체처럼 검사로 찾지 못하는 경우도 있다. Microsoft가 밝힌 검사 범위와 한계다. 사본을 검사하고, 제거 뒤 본문과 머리글·바닥글이 제대로 남았는지 읽는 이유가 여기에 있다.

Mac·웹에서 다른 단계와 잠긴 문서

Mac용 Word에는 Windows와 같은 문서 검사 도구가 없다. 파일 → 속성(File → Properties)에서 요약 정보를 수동으로 수정하고, 사용자 지정 속성은 해당 탭에서 선택해 삭제한다. 웹용 Word에서는 문서 속성을 보거나 바꾸는 기능을 제공하지 않으므로, 이 작업은 데스크톱 앱으로 연 뒤 진행한다. 환경별 공식 안내에 따른 차이다.

적용·거부 버튼이 작동하지 않는 경우에는 문서가 검토 모드로 공유됐는지, 변경 내용 추적이 암호로 잠겼는지 살핀다. 추적이 잠긴 동안에는 추적을 끄거나 변경을 적용·거부할 수 없다. 공유자에게 최종 사본을 요청하거나 편집 권한·잠금 해제를 요청하면 문구를 확정하는 작업을 이어갈 수 있다. 공유 모드와 추적 잠금 안내는 이 제한을 명시한다.

공유 링크로 전달할 때는 기존 협업 문서와 새 사본도 구별된다. OneDrive·SharePoint에는 이전 파일을 여는 버전 기록이 있다. 현재 사본의 변경 제안과 메모를 지우는 작업은 기존 공유 문서의 과거 버전을 삭제하는 절차가 아니다. 검토 중이던 링크를 그대로 재사용하지 말고, 이번에 완성한 사본을 실제 전달 대상으로 지정한다.

실수로 모든 변경을 거부한 뒤 저장했다면, 남겨 둔 검토본에서 새 전달용 사본을 만드는 방법이 있다. 별도 원본이 없고 파일이 OneDrive·SharePoint에 저장돼 있다면 Word 상단의 파일명 → 버전 기록에서 이전 버전을 선택해 별도 창으로 연다. 거부하기 전의 교정이 남아 있는 버전인지 읽고 필요한 문구를 찾는다. 단순히 가장 오래된 버전을 고르면 이후에 확정한 내용도 빠질 수 있으므로, 사라진 교정과 유지할 최신 내용을 함께 대조한다.

보낼 PDF와 DOCX를 마지막으로 연다

PDF가 필요한 경우에는 정리한 전달본에서 파일 → 복사본 저장으로 들어가 PDF 형식을 고른다. Windows 데스크톱의 추가 옵션 → 옵션에서 ‘게시 대상(Publish what)’을 ‘문서(Document)’로 선택한다. ‘변경 내용이 표시된 문서(Document showing markup)’는 수정 표시를 PDF에 포함하는 선택지다. 문서 속성을 PDF에 넣을지도 별도 항목으로 정한다. Word PDF 저장 안내에 두 옵션이 구분돼 있다.

종이로 출력할 때만 표시를 빼려면 파일 → 인쇄 → 설정의 ‘모든 페이지 인쇄’ 메뉴에서 ‘변경 내용 인쇄(Print Markup)’를 해제한다. 이것은 인쇄 결과를 바꾸는 설정이므로 편집 가능한 DOCX 안의 제안을 정리하는 절차를 대신하지 않는다. PDF만 확인하고, 함께 첨부할 Word 파일에는 미처리 변경을 남겨 두는 상황도 피해야 한다.

가상의 제안서라면 저장한 DOCX를 닫았다가 다시 열어 ‘수요일’과 승인한 금액이 남았는지 읽는다. PDF도 별도로 열어 같은 문장과 표를 비교하고, 삭제하면 안 됐던 회사명·문서번호가 제자리에 있는지 살핀다. 메일에 넣는 파일명과 지금 읽은 전달본의 파일명이 일치하면 그 파일을 첨부한다. 다음 검토를 위해 남긴 원본은 내부 보관 위치에 둔다.