Gmail 필터를 만들었는데 답장만 분류되지 않는 이유

Gmail은 새 답장이 도착할 때마다 그 메시지가 필터 조건에 맞는지 판단한다. 처음 견적서를 보낸 주소만 등록했다면 다른 담당자의 회신은 빠질 수 있다. 첨부파일이 있는 메일만 골랐다면 파일 없이 보낸 승인 답장도 잡히지 않는다. 처음 메일에 적용한 규칙으로 협의 전체를 모으고 싶다면 이후 답장의 발신자와 내용까지 포함하도록 조건을 정해야 한다. Google의 필터 안내도 답장이 같은 검색 조건을 만족해야 필터링된다고 설명한다.

그래서 이미 보이는 라벨만으로 성공 여부를 판단하기 어렵다. 한 제목 아래 모인 대화에는 예전에 분류된 메일과 방금 도착한 답장이 함께 있다. 아래 과정은 PC 웹 Gmail에서 새 답장 한 통을 확인하고, 앞으로 받을 메일의 조건을 고친 다음, 지난 메일을 정리하는 순서다.

대화에 보이는 라벨과 답장에 붙은 라벨

예를 들어 ‘거래처’ 라벨을 붙인 견적서에 두 사람이 차례로 답장했다고 하자. 대화 목록에 거래처 라벨이 보이면 세 통 모두 분류된 듯하지만, 처음 라벨을 붙일 때 없었던 답장까지 자동으로 같은 라벨을 받는 것은 아니다. Google의 라벨 설명은 대화 보기를 켠 상태에서 라벨을 적용해도 기존 메시지에만 적용되며 새 답장에는 이어지지 않는다고 명시한다.

확인할 때는 문제가 된 대화를 열고 최신 답장의 보낸 사람 주소와 첨부파일부터 본다. 예전 메일을 펼쳐 본 것인지, 실제 새 답장을 보고 있는지도 구별한다. 표시 이름이 같은 회사명이어도 발신 주소는 견적 담당자와 주문 담당자가 서로 다를 수 있다. 필터의 ‘보낸사람’에 주소를 넣었다면 회사 이름이 같다는 사실만으로는 그 조건에 맞지 않는다.

대화 안에서 어느 메일에 라벨이 붙었는지 헷갈리면 잠시 대화 보기를 끄고 확인할 수 있다. 설정→모든 설정 보기에서 ‘대화형식 보기’ 항목을 찾아 사용 중지하고 변경사항을 저장한다. 각 메시지를 따로 보면서 원래 견적서와 새 회신의 라벨을 비교한 뒤, 확인이 끝나면 원래 보기로 되돌린다. 대화 보기 설정은 메일을 묶어 보여 주는 방식을 바꾸는 것이며, 필터 조건을 수정하는 작업은 아니다.

이 과정에서 최신 답장에도 라벨이 있고 받은편지함에도 남아 있다면 조건이 빠진 문제와는 다르다. 그 메일은 분류됐지만 받은편지함에서 치워지지 않은 것이다. 반대로 원래 메일에만 라벨이 있다면 새 답장의 어느 조건이 달라졌는지 다음 단계에서 찾는다. 두 경우에 같은 필터를 계속 새로 만들 필요는 없다.

발신자·제목·첨부 조건을 다시 맞추기

설정→모든 설정 보기→‘필터 및 차단된 주소’에서 해당 규칙의 ‘수정’을 연다. 발신 주소만 보는 규칙인지, 제목이나 ‘첨부파일 있음’까지 함께 지정했는지 읽는다. Google의 필터 처리 설명에 따르면 여러 조건이 있는 필터는 그 조건을 모두 만족하는 메시지에 적용된다. 주소가 맞아도 다른 조건 하나가 빠지면 원하는 답장을 놓칠 수 있다.

견적서 PDF를 모으려고 발신자와 첨부파일 조건을 함께 넣은 경우를 생각해 보자. 첫 견적서는 잘 정리되지만 ‘그 일정으로 진행하겠습니다’라는 후속 답장에는 파일이 없을 수 있다. 모든 협의 메일을 모으려는 목적이라면 첨부 조건을 빼는 것이 맞다. PDF가 들어온 메일만 따로 찾고 싶은 목적이라면 그 필터를 유지하고, 전체 협의용 라벨을 별도로 운영하는 편이 뜻에 맞는다.

두 담당자 중 누구에게서 오든 같은 프로젝트 라벨을 붙이려면 다음과 같이 검색해 볼 수 있다. 주소와 프로젝트 표시는 설명용 예시이며 실제 사용하는 값으로 바꾼다.

{from:[email protected] from:[email protected]} subject:PRJ482

중괄호 안은 두 주소 중 하나에 맞으면 된다는 뜻이고, 뒤의 제목 조건은 함께 만족해야 한다. 즉 이 예제는 두 담당자의 모든 메일이 아니라 제목에 PRJ482가 있는 메일을 찾는다. Gmail 검색 연산자에서 OR 또는 중괄호는 어느 하나의 조건에 맞는 메일을 찾는 데 쓰인다. 검색창에 입력한 뒤 원하는 회신과 관계없는 회신이 각각 어떻게 잡히는지 보고 필터로 만든다.

새 담당자가 생겼다고 발신자 제한을 전부 지우면 같은 제목 단어를 쓰는 다른 거래처 메일까지 모일 수 있다. 반대로 프로젝트 이름을 아주 길고 정확하게 묶으면 상대가 제목을 줄였을 때 빠질 수 있다. 연락을 주고받는 사람들이 계속 쓰는 식별자가 있다면 그것을 쓰고, 없다면 실제 주소를 기준으로 거래처 메일을 모은 뒤 프로젝트 라벨은 수동으로 붙일 수 있다.

라벨은 붙이고 받은편지함에는 남기려면

조건을 고친 뒤 ‘계속’을 누르면 어떤 작업을 할지 선택하는 화면으로 넘어간다. 라벨을 붙이는 것과 받은편지함을 건너뛰는 것은 각각 선택하는 동작이다. 새 주문 연락을 받은편지함에서 읽으면서 거래처별로도 모으려면 ‘라벨 적용’을 선택하고 ‘받은편지함 건너뛰기(보관)’는 선택하지 않는다. 읽지 않은 새 연락으로 남겨 두려면 ‘읽은 상태로 표시’도 선택하지 않은 채 필터를 업데이트한다.

주기적으로 도착하는 알림처럼 받은편지함에서는 치우고 나중에 라벨 목록에서 모아 읽을 메일에는 라벨과 보관을 함께 선택할 수 있다. 다만 같은 조건에 맞는 답장도 보관된다. 자동 알림은 치우고 사람이 보낸 답장은 받은편지함에 남기려면, 두 종류의 메일을 구별할 수 있는 발신 주소나 제목으로 조건을 정한다.

한 Gmail 이용자는 메일링리스트 글을 자동 보관하다가 필요한 대화를 받은편지함으로 옮겼지만, 다음 답장은 다시 라벨 쪽으로 들어온다고 질문했다. 질문에 적힌 규칙은 특정 수신 주소로 온 메일을 보관하고 라벨을 붙이는 것이었다. 기존 메시지를 수동으로 옮겨도 그 다음에 도착할 메시지의 수신 주소 조건은 그대로 남는 상황이다.

중요한 후속 연락을 계속 받아야 한다면 해당 필터의 보관 동작을 끄거나, 자동 보관할 메시지만 잡도록 조건을 좁힌다. 예를 들어 공지 전용 주소와 담당자 주소가 실제로 다르면 공지 전용 주소만 자동 보관할 수 있다. 둘을 구별할 안정적인 조건이 없다면 우선 라벨만 자동으로 붙이고 받은편지함에서 직접 처리하는 편이 목적에 맞는다. 보관을 끈다고 라벨 적용까지 함께 포기할 필요는 없다.

필터 없이 메일을 한 번 보관한 경우에는 새 답장이 오면 받은편지함으로 돌아오는 것이 기본 동작이다. ‘보관했는데 다시 나타났다’와 ‘필터가 새 답장까지 보관했다’는 서로 다른 결과다. 현재 규칙에 보관이 선택돼 있는지를 함께 보면 어느 동작을 바꿔야 할지 알 수 있다.

지난 메일과 잘못 붙은 라벨 정리하기

수정한 필터는 앞으로 받을 메일에 쓸 규칙이다. 지난 답장에 라벨이 빠져 있다면 그 메일도 별도로 정리한다. 검색으로 필요한 기간과 발신자를 좁혀 결과를 읽고, 해당 메일을 선택한 뒤 상단 라벨 메뉴에서 적용할 라벨을 고른다. 전체 대화 안의 일부 메일만 고치려면 대화 보기를 끈 상태에서 메시지를 골라 작업할 수 있다.

필터 생성 화면에는 일치하는 기존 대화에도 필터를 적용하는 선택지가 있다. Google의 화면 구성 안내에도 이 옵션이 나온다. 기존 메일까지 같은 작업으로 정리하려는 때에 사용하되, 라벨 외에 보관·읽음 표시·삭제 등 무엇이 함께 선택됐는지 먼저 읽는다. 미래의 자동 분류만 고치고 싶은데 이 옵션까지 무심코 선택하면 지난 메일에도 원치 않는 작업을 적용할 수 있다.

예를 들어 PRJ482 라벨은 지난 협의 전체에 붙이고 싶지만, 아직 답하지 않은 메일은 받은편지함에 남겨 두고 싶을 수 있다. 이때 기존 메일을 선택해 라벨만 붙이면 된다. 앞으로 들어올 자동 알림을 보관하는 규칙과 지난 협의 기록을 분류하는 작업을 굳이 한 번에 실행하지 않아도 된다. 오래된 답장 중 처리할 것이 남아 있는지는 받은편지함이나 별도 작업 라벨에서 다시 확인할 수 있다.

반대로 관계없는 메일에 라벨이 붙었다면 조건을 좁힌 것만으로 그 라벨까지 되돌아가지는 않는다. 해당 라벨에서 잘못 들어온 메일을 선택해 라벨 메뉴의 체크를 해제한다. 메일을 없애려는 것이 아니므로 휴지통 버튼을 쓰지 않는다. 보관까지 잘못됐다면 필요한 메일을 선택해 ‘받은편지함으로 이동’도 실행한다. 필터 수정, 라벨 해제, 받은편지함 복귀는 각각 이후 규칙과 기존 메일의 상태를 고치는 작업이다.

오분류가 많으면 정확한 발신 주소나 기간으로 몇 통을 좁혀 정리한다. 원하는 메시지에만 라벨이 붙거나 해제됐는지 확인한 뒤 나머지 범위로 넓힌다. 대화 안에 그대로 둘 메일이 섞였다면 개별 메시지를 선택해 수정한다.

검색 결과와 새 답장으로 수정 확인하기

검색에서 대화가 한 줄 잡혔다는 사실은 그 안의 모든 답장이 조건에 맞았다는 뜻이 아니다. Google의 검색 설명에 따르면 제외 조건을 쓴 검색에서도 일부 메시지가 조건에 맞으면 대화 전체가 표시될 수 있다. 예를 들어 별표가 없는 메일을 찾았는데 별표가 있는 메일과 같은 대화가 보일 수 있다. 라벨 없는 메시지를 찾을 때도 대화 맨 위의 표시만 읽지 말고 실제로 어떤 메시지가 잡혔는지 확인한다.

위 PRJ482 예제라면 담당자 두 명의 프로젝트 회신은 모두 모으되, 다른 프로젝트의 연락은 제외하려는 목적이다. 새 연락이 들어왔을 때 다음 세 경우를 비교하면 주소가 빠졌는지, 첨부 조건이 남았는지, 제목 조건을 너무 넓게 잡았는지 찾을 수 있다.

받은편지함에 남기기로 했다면 라벨만 보지 말고 그 위치도 함께 본다. 동일한 조건의 필터를 계속 추가하는 대신, 현재 해당 발신자에 작동할 수 있는 규칙을 읽고 어떤 규칙에 보관이나 삭제가 남았는지 확인한다. 자동 전달처럼 다른 목적의 규칙까지 한꺼번에 지우지 말고 실제 잘못된 작업을 가진 규칙부터 고친다.

답장이 라벨 목록에도 받은편지함에도 없다면 먼저 계정 안에 도착했는지 찾는다. 검색 옵션의 범위를 ‘메일 및 스팸함, 휴지통’으로 넓히거나 in:anywhere from:[email protected]처럼 검색한다. Google의 누락 메일 안내는 이 검색 뒤 자동 보관·삭제 필터를 살피도록 안내한다. 스팸함에 있다면 해당 메시지가 정상 메일인지 확인해 스팸 해제하고, 휴지통에 있다면 필요한 메일을 복원한다.

수정 후 확인할 대상은 예전부터 라벨이 달려 있던 대화 제목이 아니라 새로 받은 답장이다. 실제 발신 주소와 제목이 의도한 조건에 맞고, 그 메시지에 라벨이 붙으며, 읽기로 한 위치에 남아 있다면 이번 분류 작업의 결과를 확인한 것이다. 이후 담당자나 프로젝트 제목이 바뀌면 같은 방식으로 해당 조건을 갱신할 수 있다.