구글 드라이브 폴더를 공유했는데 바로가기는 안 열린다

한 폴더에 원본과 바로가기가 섞였을 때

구글 드라이브 바로가기는 다른 위치에 있는 파일이나 폴더를 가리킨다. 거래처용 폴더 안에 바로가기를 추가했다고 원본 자체가 그 폴더로 들어오는 것은 아니다. 폴더 목록을 볼 권한은 있는데 바로가기를 누르면 액세스 요청이 뜨는 이유가 여기에 있다. Google의 바로가기 안내도 생성만으로 원본 권한이 자동 변경되지 않는다고 설명한다.

실제로 2022년 한 Workspace 사용자의 질문에는 외부 회계 담당자에게 자료를 전달하려는 상황이 나온다. 문서를 하나씩 공유하는 일을 줄이려고 폴더를 만들고, 그 안에서 일부 문서를 작성한 뒤 다른 자료의 바로가기도 모았다. 회계 담당자는 작성자가 그 폴더 안에서 만든 문서를 볼 수 있었지만, 바로가기가 가리키는 문서는 열지 못했다.

비슷한 업무를 예로 들어 보자. ‘10월 정산 제출’ 폴더 안에 ‘제출 자료 목록’ 문서를 새로 만들고, 재무팀 폴더에 있던 ‘매출 집계’의 바로가기를 추가한다. 외부 담당자에게 전달한 목록에는 두 이름이 나란히 뜬다. 하지만 ‘제출 자료 목록’은 전달 폴더에 있는 파일이고, ‘매출 집계’는 재무팀 쪽 원본을 여는 입구다. 같은 목록에 있다는 이유로 두 파일의 접근 권한도 같아지는 것은 아니다.

여기서 ‘내 화면에서는 모두 열린다’는 확인만으로 전달을 끝내면 다시 요청이 온다. 작성자는 이미 재무팀 원본에 접근할 수 있어서 차이를 못 느낀다. 받는 사람에게는 폴더 링크뿐 아니라 실제로 열리지 않는 항목 이름을 받아야 한다. ‘폴더 전체가 안 열림’과 ‘매출 집계 하나만 안 열림’은 고칠 대상이 다르다.

또한 내용을 열 수 없어도 바로가기의 제목은 폴더 이용자에게 보일 수 있다. 외부 전달용 폴더에 내부 인사 자료나 다른 거래처 이름을 담은 항목을 시험 삼아 모아 두는 것도 피한다. 문서 내용이 차단됐다는 사실이 목록에 표시된 이름까지 감춰 주지는 않는다.

옮긴 줄 알았는데 바로가기만 생긴 이유

파일을 이동할 권한이 부족하면 목적지에 원본 대신 바로가기가 생길 수 있다. Google의 PC용 파일 정리 안내는 출발 위치에서 목적지로 파일을 이동할 권한이 필요하다고 명시한다. 따라서 다른 사람의 자료를 내 전달 폴더로 옮겼다고 생각했다면 실제로 추가된 항목부터 확인한다.

PC 웹에서는 항목의 아이콘과 메뉴를 살피고, 파일을 열 수 있는 담당자가 원본 위치를 확인한다. 폴더에 보이는 이름만으로 이동 완료를 판단하지 않는다. 원본이 기존 팀 폴더에 그대로 있고 전달 폴더에는 그 파일을 여는 바로가기만 있다면, 정리 위치는 늘었어도 문서의 보관 위치가 바뀐 것은 아니다.

원본을 기존 위치에 두려는 목적이라면 바로가기가 적합하다. 드라이브에서 원본 파일이나 폴더를 오른쪽 클릭하고 정리(Organize) → 바로가기 추가(Add shortcut)를 선택해 놓을 폴더를 지정한다. 이때 원본 접근을 허용하는 별도 안내가 나오면 누구에게 어떤 권한을 줄 것인지 읽는다. 바로가기 추가와 원본 권한 부여를 하나의 자동 처리로 생각하지 않는다.

예를 들어 팀이 매주 갱신하는 작업 일정표를 프로젝트별 폴더에서 찾아보게 할 때는 원본 하나를 유지하는 편이 편하다. 다만 외부 담당자까지 같은 일정표를 보게 할 생각인지 먼저 정해야 한다. 팀 내부의 메모가 계속 추가될 문서라면 바로가기를 만들기 전에 외부에 전달할 자료를 따로 마련할지 결정한다.

받는 사람의 계정으로 원본 열어 주기

바로가기에서 액세스 요청이 뜨면 받는 사람이 로그인한 계정과 원본에 허용된 계정을 맞춘다. 회사 계정으로 초대받고 개인 Gmail로 열었다면 같은 사람이어도 권한 확인에 쓰이는 계정이 다르다. Google의 접근 요청 안내에서도 여러 계정을 쓰는 경우 올바른 계정으로 전환하도록 안내한다.

1. 받는 사람은 열리지 않는 바로가기를 누르고, 접근 화면에 표시된 Google 계정을 확인한다.
2. 초대받은 계정이 따로 있으면 그 계정으로 바꿔 다시 연다. 그래도 막히면 해당 원본의 액세스를 요청한다.
3. 보내는 사람은 요청받은 파일이 어느 원본인지 확인한다. 바로가기를 넣은 전달 폴더만 다시 공유하지 않는다.
4. 원본을 공유할 수 있는 담당자가 받는 사람에게 필요한 역할을 부여하고, 받는 사람이 전달 폴더의 같은 항목을 다시 열어 본다.

요청 메시지에는 목적과 파일 이름을 함께 적으면 담당자가 찾기 쉽다. 예를 들면 ‘10월 정산 제출 폴더의 매출 집계가 열리지 않습니다. 초대받은 업무 계정으로 접속 중이며 검토용 열람이 필요합니다’라고 보낼 수 있다. 여러 계정을 쓴다면 공유받을 정확한 주소도 전달한다. ‘드라이브가 안 됩니다’만 보내면 담당자가 어느 원본을 찾아야 할지 알기 어렵다.

원본 담당자는 파일의 공유(Share)에서 해당 주소를 추가한다. 읽기만 필요하면 뷰어, 의견을 받아야 하면 댓글 작성자, 내용을 함께 바꿔야 하면 편집자를 선택한다. 이 역할과 공유 조작은 Google의 파일 공유 안내에서 확인할 수 있다. 접근 요청이 왔다는 이유만으로 모든 사람에게 링크를 공개하거나 편집 권한까지 줄 필요는 없다.

바로가기를 만든 사람이 원본을 공유할 권한까지 가진 것은 아닐 수 있다. 다른 부서의 문서를 찾아 묶어 준 사람이라면 원본 담당자에게 요청을 넘긴다. 전달 담당자 자신은 문서를 볼 수 있는데 공유 설정을 바꿀 수 없는 경우, 폴더를 새로 만드는 일을 반복해도 원본 권한은 해결되지 않는다.

요청 후 메일이 오지 않았다고 계속 대기 중이라고 단정하지도 않는다. 승인이나 거절이 별도 알림 없이 이뤄질 수 있으므로 같은 계정으로 다시 열어 보고, 여전히 막히면 요청한 파일과 계정을 담당자에게 확인한다. 시크릿 창을 쓴다면 초대받은 계정으로 로그인한 뒤 시험해야 한다. 로그인하지 않은 창에서 차단되는 것은 제한된 공유의 정상 결과일 수도 있다.

같은 문서를 볼 것인가, 별도로 수정할 것인가

회계 담당자가 다음 주에 갱신될 매출 집계도 읽어야 한다면, 원본 접근 권한을 받아 같은 문서를 계속 열 수 있게 하는 편이 맞다. 당장 액세스 요청을 없애려고 사본을 보내면 재무팀이 원본에 보탠 숫자가 그 사본에는 반영되지 않는다. 반면 고객마다 금액을 달리 작성할 제안서는 고객별 사본이 필요하다. 원본의 바로가기를 고객 폴더마다 하나씩 넣어도 모두 같은 문서를 열기 때문에, 한 고객을 위해 고친 금액이 다른 고객에게도 보일 수 있다.

원하는 결과	선택	이후 수정이 남는 곳
팀의 최신 일정표를 여러 폴더에서 찾기	바로가기와 원본 접근 허용	같은 원본을 수정하고 읽는다
고객별 제안서의 금액·내용을 따로 작성	사본 만들기	각 사본에 따로 남는다
원본의 실제 보관 폴더를 변경	이동	파일 위치가 바뀌며 새 폴더의 공유 범위도 살핀다

가령 원본 견적서에 단가를 수정했다고 하자. 바로가기로 그 원본을 열면 수정된 단가를 보게 된다. 앞서 만들어 둔 고객별 사본에는 그 수정이 저절로 들어가지 않는다. 사본 전달 후 원본의 오타를 고쳤다면 고객에게 보낸 문서도 따로 고칠지 판단해야 한다. 이름이 같더라도 어느 문서를 수정했는지가 결과를 가른다.

Google 문서·스프레드시트·프레젠테이션에서는 파일을 열고 파일(File) → 사본 만들기(Make a copy)에서 이름과 저장할 폴더를 지정한다. Google의 사본 생성 안내에 따라 댓글과 제안을 포함할지도 선택할 수 있다. 고객용 사본이라면 내부 검토 의견까지 담을 것인지 선택 항목을 읽고 저장한다.

새 사본의 이름은 ‘제안서 사본’보다 고객과 전달 목적이 드러나게 정하는 편이 찾기 쉽다. 예를 들어 ‘A사 검토용 제안서’로 저장한 뒤 실제로 그 사본을 열어 수신자에게 필요한 내용인지 확인한다. 이후 원본 주소를 다시 보내지 말고, 전달 폴더에서 해당 사본으로 연결되는 경로를 안내한다. 이는 파일을 하나 더 만드는 과정이므로 원본을 업데이트할 때 사본도 갱신할 책임자가 필요하다.

사본 만들기 메뉴가 없거나 복사가 제한됐다면 원본 담당자에게 전달 가능한 문서를 요청한다. 복사를 막아 둔 파일을 바로가기 때문에 못 여는 문제와 혼동하면 안 된다. 또한 파일 사본을 만드는 메뉴를 폴더 전체를 복제하는 기능으로 확대해서 기대하지 않는다. 폴더에 여러 자료를 모으려는 목적이라면 각 문서를 같은 원본으로 유지할지, 별도 전달본으로 만들지부터 정한다.

회색 폴더와 회사 공유 드라이브의 제한

열리지 않는 항목이 모두 바로가기는 아니다. 제한된 액세스가 설정된 폴더는 상위 폴더에 접근하는 사람에게 회색으로 보이면서 내부 열람은 막힐 수 있다. 이 경우 바로가기를 다시 만들 것이 아니라 해당 폴더에 접근하도록 초대됐는지 확인한다. 다른 팀의 비공개 자료라면 그 제한을 풀어야 할 이유부터 폴더 담당자와 맞춘다.

내 드라이브의 폴더를 누군가와 공유하는 것과 Workspace의 ‘공유 드라이브’에 자료를 넣는 것도 다르다. 공유 드라이브의 접근 정책은 외부인이나 드라이브 비회원에게 파일을 공유하는 일을 제한할 수 있다. 이런 제한은 개별 파일의 공유 설정보다 우선한다. 원본에 상대 주소가 등록돼 있는데도 외부 담당자만 열지 못한다면 관리자에게 그 원본이 속한 드라이브의 제한을 확인해 달라고 요청한다.

관리자에게 보낼 정보도 ‘바로가기 오류’ 한마디보다 구체적이어야 한다. 외부 담당자의 주소, 전달 폴더, 막힌 원본 파일 이름, 어느 계정에서 열리는지를 적는다. 폴더 안의 다른 문서는 열리는지도 덧붙인다. 담당자가 바로가기의 목적지 권한을 볼지, 원본이 속한 조직의 외부 공유 정책을 볼지 좁힐 수 있다.

잘 열리던 바로가기가 원본 담당자에게도 열리지 않으면 원본이 휴지통으로 이동했거나 삭제됐는지도 찾는다. Google의 바로가기 안내에는 이 두 경우도 연결이 끊기는 원인으로 나온다. 전달 폴더에 ‘매출 집계’라는 이름이 남아 있어도 원본 파일은 없어졌을 수 있다. 바로가기를 다시 만들기 전에 담당자가 원본을 찾거나 복원해야 한다.

바로가기를 지운 뒤에도 원본 접근은 남는다

전달 폴더에서 바로가기를 제거하면 그곳의 연결 항목이 없어지고 원본은 남는다. 반대로 원본을 없애면 그 원본을 가리키는 바로가기가 영향을 받는다. 정산이 끝났다고 목록을 정리할 때는 선택한 항목이 바로가기인지 원본인지부터 살핀다. 원본에 아직 팀의 후속 작업이 이어지고 있다면 목록 정리 때문에 문서 자체를 휴지통으로 보내서는 안 된다.

Google의 파일 삭제 안내에는 공유된 원본이 휴지통에 있어도 영구 삭제 전까지 다른 사람이 접근할 수 있는 경우가 설명돼 있다. 따라서 휴지통에 넣는 일을 공유 종료 절차로 쓰지 않는다. 파일을 계속 보관하면서 거래처의 열람만 끝내려면 공유 설정에서 그 사람의 접근을 정리한다.

예를 들어 ‘매출 집계’ 원본에 외부 담당자를 직접 추가했다면, 제출 폴더의 바로가기를 지운 뒤에도 그 담당자는 원본 주소로 접근할 수 있다. 전달을 마무리할 때 원본의 직접 공유를 제거하고, 폴더나 그룹을 통해 다른 접근이 남아 있는지도 살핀다. 전달 폴더 자체의 공유도 종료할 계획이라면 그 설정까지 별도로 변경한다.