파워포인트 글꼴 포함, 다른 PC에서도 수정할 파일로 보내기

같은 PPTX라도 글꼴을 구하는 곳이 달라진다

다른 PC에서 글꼴 모양을 유지하면서 PPTX를 수정하려면, 글꼴을 파일에 포함할 수 있는지와 새 문자를 넣어 편집할 수 있는지를 함께 맞춰야 한다. PowerPoint의 ‘파일에 글꼴 포함’은 다른 컴퓨터에 없는 글꼴 정보를 문서와 함께 전달하는 기능이다. 사용한 문자만 넣으면 파일을 줄일 수 있지만 나중에 내용을 고칠 때 제약이 생긴다. 글꼴 자체가 보기·인쇄만 허용하면 포함한 뒤에도 상대가 편집하지 못할 수 있다.

내 컴퓨터에서는 설치된 글꼴을 PowerPoint가 불러온다. 그 글꼴이 없는 컴퓨터에서 파일을 열면 다른 글꼴로 표시될 수 있고, 글자 폭이 달라지면서 제목이 두 줄로 내려가거나 표의 높이가 달라질 수 있다. Microsoft의 글꼴 포함 안내는 이런 공유 상황에서 글꼴을 문서에 넣는 방법을 설명한다. 파일을 보냈다는 사실만으로 내 컴퓨터의 글꼴 설치 상태까지 함께 전달되는 것은 아니다.

실제 PowerPoint 커뮤니티의 한 교사는 PrintClearly를 포함한 수업 자료가 읽기 전용으로 열리면서도 제대로 보이다가, 이후에는 기존 파일에서도 표시가 달라졌다고 질문했다. 이 사례만으로 특정 글꼴이나 업데이트를 원인으로 확정할 수는 없다. 질문자는 다른 글꼴로 바꾸는 것도 불가능하다고 밝혔다. 지정된 글꼴을 계속 써야 하는 자료에서는 발표할 PC의 글꼴 설치 상태까지 준비할 필요가 있다.

발표자가 문장을 바꿀 자료라면 새 문자 입력까지 가능한 PPTX가 필요하다. 이미 확정된 자료를 읽거나 인쇄할 목적이라면 PDF를 별도로 만들 수 있다. 원본의 편집 가능성과 완성 화면을 둘 다 전달해야 하는 업무에는 편집용 PPTX와 검토용 PDF를 함께 보내는 구성이 맞는다.

Windows와 Mac에서 글꼴을 포함해 저장하기

Windows PowerPoint에서는 전달할 프레젠테이션을 연 뒤 ‘파일 → 옵션 → 저장’으로 들어간다. 해당 프레젠테이션의 저장 옵션에서 ‘파일에 글꼴 포함’을 켠다. 이어서 사용된 문자만 포함할지, 모든 문자를 포함할지 선택한다. 다른 사람이 고칠 자료라면 모든 문자를 포함하는 쪽을 선택하고 PPTX를 저장한다.

여러 파일을 열어 놓고 작업했다면 저장 설정이 적용될 프레젠테이션 이름도 확인한다. 발표 자료 A를 고치고 있는데 다른 자료 B의 저장 조건만 바꾸면 A의 전달 문제는 그대로 남는다. 원본을 보존해야 한다면 다른 이름의 전달용 사본을 만든 뒤 그 사본에서 설정과 저장을 마치는 편이 수정 내역을 추적하기 쉽다.

Mac에서는 ‘PowerPoint → 환경설정 → 저장’의 글꼴 포함 항목을 사용한다. Microsoft는 Microsoft 365용 PowerPoint와 PowerPoint 2024·2021 for Mac의 포함 기능을 안내한다. 저장 영역에서 ‘파일에 글꼴 포함’을 켠 뒤 전달용 파일을 저장한다. 글꼴 저장 문제 안내에도 Mac의 환경설정과 저장 위치가 나온다.

저장할 때 특정 글꼴을 넣지 못했다는 경고가 나오면 글꼴 이름을 기록한다. 그 글꼴을 계속 쓸 것인지, 다른 글꼴로 교체할 것인지에 따라 다음 조작이 달라진다. 파일이 저장됐더라도 경고가 나온 글꼴까지 원하는 방식으로 포함됐다고 볼 수는 없다.

‘사용된 문자만’과 ‘모든 문자’의 실제 차이

사용된 문자만 포함하면 현재 슬라이드에 쓰인 글자 위주로 저장해 파일 크기를 줄인다. 모든 문자 포함은 이후 내용을 바꿀 사람이 쓸 글자까지 함께 전달하려는 선택이다. Microsoft의 파일 크기 안내도 편집 가능성을 위해 모든 문자를 포함하는 경우와 용량을 줄이는 경우를 나눠 설명한다. 실제 증가량은 사용한 글꼴에 따라 달라지므로 일정한 MB 수로 예상할 수 없다.

예를 들어 슬라이드에 ‘서울’만 적혀 있고 다른 곳에도 ‘부’와 ‘산’이 없다고 하자. 사용한 문자만 넣은 파일을 받은 사람이 그 제목을 ‘부산’으로 바꾸려면 원래 문서에 없던 글자 정보가 필요해진다. 현재 화면이 제대로 보이는지만 검사하면 이 작업을 놓친다. 전체 문자 포함은 이런 후속 편집을 염두에 둔 선택이지만, 글꼴에 원래 없는 언어의 글자를 만들어 주지는 않는다.

팀에서 매달 쓰는 보고서에는 부서명, 신규 제품명, 담당자 이름처럼 다음 달에 처음 등장할 단어가 있다. 이 자료를 수정할 동료에게 전달한다면 오늘의 제목만 보존하는 것보다 다음 달 입력할 내용까지 고려하는 편이 맞다. 최종 발표만 할 파일의 크기를 줄일 때와 재사용할 양식을 넘길 때의 저장 선택이 달라지는 이유다.

검사할 때는 전달용 사본을 열어 기존 문장에 없는 부서명이나 숫자·기호를 직접 넣어 본다. 입력한 부분이 기존 문장과 같은 모양인지, 저장 후 다시 열어도 그대로인지 살핀다. 이 검사는 글꼴의 모든 문자를 시험하는 작업은 아니지만, 상대가 실제로 바꿀 내용을 포함하면 단순 열람보다 전달 목적에 가까운 결과를 얻는다.

읽기 전용과 저장 경고를 만드는 글꼴 권한

글꼴 파일에는 문서에 포함해 사용할 수 있는 범위가 정해져 있다. Microsoft의 권한 설명에서 Editable과 Installable은 포함에 사용할 수 있고, Preview/Print는 해당 글꼴이 없는 컴퓨터에서 보기·인쇄만 허용한다. Restricted 또는 No embedding이면 포함할 수 없다. ‘모든 문자’를 선택해도 이 권한을 넓히지는 못한다.

글꼴 포함 권한	다른 PC에 글꼴이 없을 때	편집용 전달에 필요한 조치
Editable / Installable	포함을 지원하는 글꼴이다.	모든 문자 포함으로 저장하고 실제 수정 작업을 확인한다.
Preview/Print	포함한 글꼴로 보기·인쇄가 가능하지만 편집이 제한된다.	수신자가 사용할 수 있도록 설치하거나 편집 가능한 다른 글꼴로 바꾼다.
Restricted / No embedding	문서에 글꼴을 포함할 수 없다.	양쪽의 설치 환경을 맞추거나 포함 가능한 글꼴로 교체한다.

Windows에서는 시작 메뉴에서 Fonts를 검색해 글꼴 제어판을 열고 해당 글꼴을 선택한다. 아래의 세부 정보에 표시되는 글꼴 포함 가능 여부를 읽는다. 정보가 보이지 않으면 창을 넓혀 본다. Mac에서는 서체 관리자에서 정보를 살필 수 있지만 모든 글꼴이 같은 수준의 정보를 표시하지는 않는다. 확인되지 않는 권한은 글꼴 제작자의 제공 조건과 함께 확인할 대상이다.

확장자가 TTF나 OTF라는 이유만으로 저장 성공을 보장할 수도 없다. Microsoft는 이 형식을 권장하지만 제작자가 포함을 제한할 수 있다고 설명한다. Adobe PostScript Type 1처럼 PowerPoint가 포함을 지원하지 않는 형식도 있다. 저장 경고에 나온 글꼴의 형식과 권한을 함께 살피면 교체가 필요한 글꼴을 찾을 수 있다.

이미 글꼴이 포함된 파일의 읽기 전용 문제를 고치려면 수정 가능한 원본에서 작업하는 편이 명확하다. 글꼴을 교체할 계획이라면 새 사본에서 교체를 마치고 필요한 포함 설정으로 다시 저장한다. 포함 옵션을 끄는 것만으로는 상대 컴퓨터에 없는 글꼴이 생기지 않으므로, 편집 잠금만 풀렸는지가 아니라 표시까지 이어서 봐야 한다.

글꼴 설치와 교체, 새 슬라이드의 기본값까지

학교나 회사의 지정 글꼴을 그대로 써야 하고 수신자에게 설치가 허용돼 있다면, 수신 컴퓨터에도 같은 글꼴을 준비할 수 있다. Microsoft의 외부 글꼴 설치 안내에 따르면 Windows는 글꼴 파일에서 설치를, Mac은 Finder에서 파일을 열어 서체 설치를 사용한다. 설치하는 동안 PowerPoint가 열려 있었다면 앱을 닫았다가 다시 열어 글꼴 목록을 갱신한다.

공용 강의실 PC처럼 사용자가 설치할 수 없는 환경에서는 담당자에게 미리 설치를 요청하거나 다른 글꼴을 쓴 전달본을 준비한다. 제작자 조건을 확인하지 않은 채 글꼴 파일을 무조건 첨부하는 방식은 피한다. 수정 권한이 있는 편집자가 자기 PC에서 사용할 수 있는 글꼴과, 회사 전체에 나눠 설치할 수 있는 글꼴의 제공 조건이 같다고 가정할 수는 없다.

Windows에서 자료 전체의 글꼴을 교체할 때는 ‘홈 → 바꾸기 → 글꼴 바꾸기’에서 기존 글꼴과 새 글꼴을 선택한다. PowerPoint 글꼴 변경 안내는 슬라이드 마스터의 글꼴도 바꿀 수 있다고 설명한다. ‘보기 → 슬라이드 마스터’에서 제목·본문용 글꼴을 조정하면 새 슬라이드를 추가할 때도 선택한 기본값을 이어 쓸 수 있다.

다른 자료에서 슬라이드를 붙여 넣은 파일에는 마스터가 여러 개 있을 수 있다. 한 마스터만 바꿨는데 특정 슬라이드에서 예전 글꼴이 다시 나타난다면 나머지 마스터와 레이아웃도 살핀다. 교체 후에는 긴 제목, 표의 좁은 열, 작은 각주를 확인한다. 새 글꼴의 글자 폭과 줄 높이에 맞춰 텍스트 상자의 크기나 줄바꿈을 조정해야 할 수 있기 때문이다.

웹의 대체 표시와 클라우드 글꼴

PowerPoint 웹에서는 글꼴을 포함하는 저장 작업을 하지 못하며 Windows·Mac 데스크톱 앱이 필요하다. 이미 포함된 문서를 보는 것과 문서에 글꼴을 넣는 작업의 지원 범위가 다르다. 또한 웹에는 슬라이드 마스터 보기가 없으므로 마스터까지 고쳐 전달할 파일은 데스크톱에서 준비한다.

Office의 웹 글꼴 선택기 안내는 없는 글꼴을 표시용으로 대체하더라도 텍스트에 적용된 원래 글꼴 이름은 유지할 수 있다고 설명한다. 따라서 메뉴에 익숙한 이름이 보인다는 이유만으로 같은 모양이라고 결론 내리면 안 된다. 실제 줄바꿈·숫자 폭·굵기를 원본 화면과 비교해야 대체 표시로 생긴 차이가 드러난다.

Office 클라우드 글꼴은 구독 여부에 따라 사용할 수 있는 범위가 다르다. Microsoft의 클라우드 글꼴 안내에 따르면 글꼴을 내려받으려면 인터넷에 연결돼 있어야 하며, Windows에서는 선택적 연결 환경도 켜져 있어야 한다. 발표할 컴퓨터가 온라인일 때 파일을 열어 필요한 글꼴을 내려받은 뒤, 실제 발표 때 쓸 연결 조건에서 다시 열어 본다.

편집용 PPTX와 열람용 PDF를 함께 확인한다

완성된 슬라이드를 읽거나 인쇄할 상대에게는 PDF가 편하다. Windows에서는 ‘파일 → 내보내기 → PDF/XPS 만들기’, Mac에서는 다른 이름으로 저장 또는 내보내기에서 PDF를 선택한다. Microsoft의 PDF 저장 안내처럼 화면 배치를 고정한 열람본을 만드는 방식이다. 내보내기가 끝나면 PDF를 열어 글꼴 모양과 줄바꿈이 의도대로 유지됐는지 본다.

편집을 맡길 동료에게는 같은 최종본에서 만든 PPTX와 PDF를 함께 줄 수 있다. PDF는 기대한 배치를 보여 주고, PPTX는 다음 작업을 위한 원본이 된다. 파일 이름에 같은 버전을 넣으면 동료가 어느 화면과 비교해야 하는지 찾기 쉽다. 메일 본문에는 수정할 슬라이드와 항목을 적어 동료가 편집을 시작할 위치를 알려 준다.

마지막 검사는 실제 보낼 사본으로 한다. 받을 환경에서 열어 긴 제목과 표를 보고, 새 문자를 입력한 뒤 저장하고 다시 연다. 문제가 나는 슬라이드 번호와 사용한 앱을 알려 달라고 하면 전체 자료를 막연히 다시 만드는 일을 줄일 수 있다. 열람이 목적이면 PDF의 페이지가 맞는지, 편집이 목적이면 수정한 PPTX가 유지되는지까지 확인하고 그 파일을 전달한다.